“Si me quedara un último dólar, lo invertiría en relaciones públicas“.

Bill Gates, cofundador de Microsoft

En un artículo anterior estuvimos compartiendo sobre las comunicaciones integradas de marketing.

Una de esas herramientas son las relaciones públicas, las cuales abarcan un campo muy amplio, puesto que involucran a todas aquellas actividades que intervienen en el proceso de intercambio para lograr el consenso y la comprensión mutua entre la empresa y sus diversos públicos.

Aunque el término Relaciones Públicas pueda parecernos palabras mayores, en realidad existen muchas prácticas con ninguno o bajo presupuesto que podemos incorporar en nuestra estrategia de comunicación. Con las cuales se puede ver el resultado en el corto, mediano y largo plazo.

Primero quisiera resaltar un poco sobre algunos mitos y falsas creencias en torno a las Relaciones Públicas.

1. Las relaciones públicas son acciones con la prensa exclusivamente

Si bien muchas veces se enfoca el trabajo en las relaciones públicas como las acciones que se realizan con la prensa u otras publicaciones seriadas, esta es una visión muy limitada de esta herramienta.

Existen muchísimos temas importantes dentro de las relaciones públicas como son:

• Las relaciones con la comunidad: supone la creación y desarrollodebuenasrelacionesconlacomunidadenlacualsedesenvuelveel negocio.
• Relaciones con empleados o inversionistas encaminadas a mantener relaciones favorables entre estos y la empresa.
• Transformar al cliente satisfecho en recomendador. Crear una relación personal con los consumidores/clientes (esto es un trabajo diario)
• Crear una base central de conusmidores.
• Manejo de crisis, de forma general, los negocios utilizan las relaciones públicas para enfrentar conmociones inesperadas, entre otras.

 

2.  Las relaciones públicas requieren de una gran inversión

Otra de las falsas creencias es suponer que si no cuentas con un alto capital para iniciar no podrás hacer relaciones públicas (RRPP), este mito está directamente ligado con el anterior. Pues si suponemos que solo las publicaciones en grandes revistas son válidas, entonces seremos incapaces de ver otras acciones más económicas y a veces con mejores resultados.

En términos de relaciones con la prensa un consejo es acercarse a las publicaciones que todavía buscan atraer visitantes y lectores, divulgar publicidad y no ganar dinero con sus colaboradores. O a medios de prensa ya sea oficiales o alternativos. En el artículo que les compartí anteriormente hay notas de prensa y artículos sobre varios emprendimientos cubanos en medios de prensa oficiales y alternativos cubanos y extranjeros durante el año 2022.

En el caso del trato con inversionistas, clientes y otros públicos estratégicos una opción muy sencilla puede ser enviar felicitaciones por fechas significativas, dar seguimiento a los clientes después de la compra, mantener una base de dato para ofrecer una atención personalizada. Como pueden ver estas acciones no requieren de un centavo.

3. Relaciones Públicas es lo mismo que Marketing

Aunque hay quienes las conciben como lo mismo, no lo son. Mientras el marketing tiene como objetivo vender un producto o servicio, las relaciones públicas construyen relaciones mutuamente beneficiosas con audiencias objetivo, creando un entorno en el que los esfuerzos de marketing pueden tener mayor éxito. De hecho, las RRPP son parte de una estrategia de comunicaciones integradas de marketing, en la que tienen su función única y complementaria con la que contribuyen para que la marca llegue a donde están sus públicos.

4.    Las Relaciones Públicas “disfrazan” la verdad

Los esfuerzos de relaciones públicas se basan en narrar historias verdaderas para  generar credibilidad y confianza. Si tu negocio realmente ofrece buenos productos / servicios, no es necesario deformar la información para promocionarlos, solo es necesario lanzar una campaña de relaciones públicas adecuada para darles visibilidad. Incluso si tu marca se ve afectada por situaciones negativas que pudieran generar una crisis de comunicación,  es necaesario ser transparentes con la audiencia y decir la verdad. Esta es la mejor manera de mitigar el daño a la reputación de tu negocio.

5.    Los buenos productos/servicios no necesitan RRPP

Por muy buenos que sean tus productos, si el consumidor no los conoce, ten por seguro que no los venderás. Todo producto o servicio necesita que las personas lo conozcan, mejor aún si es tu mejor producto. Al tener visibilidad no solo se impulsarán las ventas, sino que ayudará a tu marca a ser recomendada por terceros de confianza imparciales, lo que ampliará el alcance de la marca y te generará una buena reputación.

6.    RRPP solo es importante en tiempos “difíciles”

La comunicación en tiempos de crisis es una parte de las relaciones públicas; sin embargo, éstas pueden lograr mejores resultados cuando actúan proactivamente, construyendo un banco de confianza (tus historias narradas por terceros, tu responsabilidad social, tus aportes a la comunidad, etc), manteniendo una sólida reputación de tu marca y creando un plan de comunicación de crisis. Así, ante cualquier situación negativa que ponga en peligro tu reputación, las RRPP actuarán como una “cúpula de hierro” que protegerá a tu negocio mitigando el daño potencial.

7. Las RRPP se enfocan solo en clientes externos

Un punto imprescindible para que tu negocio logre posicionarse en el mercado es que tus colaboradores internos estén involucrados y comprometidos, puesto que ellos son el primer contacto con los clientes. Las RRPP hacia lo interno también facilitan los procesos productivos, ya que la comunicación constante entre dirección y trabajadores mantiene la motivación de los empleados en el logro de los objetivos del negocio.

8. RRPP trabaja con viejas tácticas que ya no funcionan

Con la llegada del internet, las relaciones públicas también han evolucionado. Ahora tienen una variedad de canales tradicionales y de influencia digital para conectarse con las audiencias objetivo, disponen de distintas herramientas para hacer llegar los mensajes (con contenidos valiosos y de autoridad optimizados con SEO para ser buscables –con palabras clave-, impulsar el tráfico web y posicionarse en los primeros resultados de búsqueda); utilizan hashtags para lograr mayor participación de la audiencia, aumentar la difusión y el alcance; se comparten contenidos en las redes sociales, especialmente a través de las estrategias con micro influenciadores orgánicos.

Pasemos ahora a definir cuáles son los principales beneficios de utilizar las relaciones públicas:

• Ser mencionado por un medio de comunicación lo hace más creíble, pues es un tercero (el medio) quien cuenta con el reconocimiento de una audiencia. Ser mencionado en los medios de comunicación que consume su mercado objetivo es algo que genera credibilidad y no tiene precio. Ser publicado por un tercero que hace referencia a su empresa sin ningún interés económico tendrá mucho más valor que un anuncio publicitario pagado.
• Construye marca. Es un mensaje de reconocimiento. Muchos sabrán de tu existencia por una publicación
• Construye relaciones a largo plazo, el uso de RRPP ya sea con proveedores, colaboradores internos, comunidad o clientes permite que estos se comprometan con la empresa
• Permite crear una imagen positiva en torno a tu empresa, logrando un sólida reputación
• Nos ayuda a estar preparados y contar con respaldo y apoyo ante situaciones de crisis que puedan afectar el negocio.

 

 

¿Qué acciones de relaciones públicas podemos realizar en nuestros negocios?

En el presente artículo se explican algunas de ellas. Aclaro que son muchísimas, acá les comparto una selección de las más usadas y efectivas. Claro atendiendo a nuestra realidad, que es muy particular.

 Relaciones con la prensa

En este sentido muchas acciones se pueden fomentar para mantener relaciones sólidas y estables con la prensa:

• Crea una lista de periodistas objetivo – Cualquiera sea su negocio, existen cinco o seis periodistas especializados en cubrir tu industria. Identifícalos, síguelos en sus redes sociales y comenta sus artículos.
• Construye relaciones – No los bombardees con notas de prensa. Solo envía información relevante.
• Estructurar un “kit” de prensa, con imágenes, información del negocio y sus productos, y si es posible una pequeña producción en video de corta duración. Esto es importante para graficar sobre todo en la televisión.
• Una vez has construido confianza, puedes empezar a enviar notas. Siempre teniendo en cuenta lo que interesa a los lectores y las audiencias de los medios.
• Promueve las noticias de tu negocio y encuentra la forma de comunicar cómo impacta o interesa a la comunidad. ¿Qué se puede comunicar? El lanzamiento de un nuevo producto, una alianza estratégica relevante, una tecnología novedosa que se va a utilizar.
• Una vez sea publicado, sácale el máximo provecho. Promuévelo entre tus clientes y colaboradores internos. Publica en tus perfiles en redes sociales.

En este sentido, tendrás que entrenarte en la elaboración de notas de prensa (si te parece que es muy difícil para ti siempre puedes acudir a un profesional) por eso te voy a deja varios consejos para que tu nota de prensa sea bien acogida por los medios de comunicación.

• Escribe párrafos cortos entre 2-3 líneas máximo
• Intenta limitar la extensión de la nota para no abrumar al periodista
• Incluye cifras o citas relevante para que el periodista pueda usar en la construcción de su noticia
• Incluye imágenes o videos de tu servicio, producto o del tema en cuestión
• Deja todos tus contactos para que el periodista pueda ponerse en contacto contigo en caso de que necesiten más información.

Comparto por acá algunos ejemplos de resultado de trabajo de emprendedores cubanos a través de sus relaciones con la prensa:

Beyond Roots, Redefining beauty

Viabiliza Pyxel Solutions procesos de sociedad cubana

Mipyme Montardi Construcciones organiza intercambio de negocios

Juguetes de emprendimiento cubano llegan a círculos infantiles

Negocio privado crea y dona juguetes a niños de La Habana

Emprendimiento cubano fabirca y dona juguetes a centros infantiles de La Habana

En estos tres últimos pueden ver cómo la misma noticia logró una gran cobertura.

Hay programas televisivos con audiencia acotada pero bastante fiel que están abierto a los emprendimientos, tal es el caso de De tarde En Casa y Ruta 10. Además están los espacios radiales, que siguen teniendo seguidores a lo largo del país.

 

Relaciones con la comunidad

Las relaciones con la comunidad, como función de las relaciones públicas, se entienden como la participación planeada, activa y continúa de una institución con una comunidad y dentro de ella, para mantener y mejorar su ambiente para beneficio de la institución y de la comunidad.

Un programa de Relaciones Públicas con la Comunidad debe estar incorporarlo a la visión, misión y valores de tu negocio, de esta manera no se va a realizar solo porque es una moda o proyecto temporal, además debe tener definidas las políticas y los procedimiento que se utilizarán, evitando de esta manera el desvío de los objetivos.

Ventajas:

• Las relaciones comunitarias costituyen un beneficio bidireccional para la sociedad. Posiciona a las empresas como cívica y éticamente responsables en sus comunidades locales, fomenta la buena voluntad entre los locales, sus clientes potenciales, y ayuda a la comunidad a prosperar en su conjunto.
• Las relaciones comunitarias permiten retribuir: Las empresas que participan en las relaciones comunitarias se benefician al poder retribuir a sus comunidades. Los beneficiarios de esa comunidad prosperan gracias a las donaciones y otros servicios.
• Las relaciones comunitarias generan credibilidad: Construir credibilidad es esencial para todas las empresas, y no es diferente con las relaciones comunitarias. Una estrategia sólida ayuda a aumentar la credibilidad de su empresa y crea una conexión personal con sus clientes como personas compasivas, confiables e interesadas en el crecimiento local.
• Las relaciones comunitarias son excelentes para la publicidad: El marketing de boca en boca es el rey hoy en día. Su estrategia de relaciones con la comunidad, cuando se combina con el alcance de las relaciones públicas , puede hacer maravillas para generar entusiasmo para su negocio. La cobertura de noticias resultante fomenta un sentimiento positivo de su negocio a los ojos de clientes potenciales.
• Relaciones Comunitarias ayuda con Networking: Si extiendes tu tiempo para hacer relaciones comunitarias, encontrarás que tu red crecerá exponencialmente. Puede comenzar a atraer inversores potenciales y obtener nuevos clientes.
  Será más fácil retener a los empleados, conectarse con otros dueños de negocios locales para futuras asociaciones y sus índices de credibilidad aumentarán a medida que los nuevos clientes lo vean como confiable, digno de confianza y honesto.

Ahora bien, ¿cómo podemos hacer relaciones públicas en la comunidad?

• Invertir en tu comunidad: haz una donación a una causa local para mostrar buena voluntad.
• Donaciones a través de eventos comunitarios: patrocina un evento local. Esto no solo ayudará a ganarse la confianza de sus nuevos clientes, sino que también brindará una gran visibilidad a una nueva audiencia a través de activaciones en el sitio u oportunidades de marketing visual.
• Voluntariado: organiza un día de voluntariado para su equipo en una organización benéfica local. Si bien no obtendrá ganancias, ofrecerá oportunidades para establecer contactos y le mostrará a la comunidad que le importa.

Por otra parte hay que respetar la máxima de ¡hazlo bien y hazlo saber! Así que ¡Aprovecha tu estrategia!

¿Cómo?

• Publicaciones en redes sociales: publica imágenes de todas las acciones de responsabilidad social que organicen en tu comunidad. Esto generará confianza en la marca entre su audiencia actual. Para ir un paso más allá, trabaje con sus socios de relaciones comunitarias para desarrollar una estrategia multicanal que llegue a su audiencia además de la suya para maximizar la visibilidad (Ejemplo: colaboraciones en Instagram)

Acá les comparto el perfil de De todo un team un grupo de estudiantes de los módulos del Taller Emprende II pertenecientes a diversos sectores que se unieron para realizar acciones d responsabilidad social empresarial

• Alcance de relaciones públicas: comparte la historia con los medios locales y coordina su presencia en el sitio para este tipo de eventos.

Relaciones con el cliente

De acuerdo a algunos especialistas el servicio al cliente es “…es el servicio proporcionado por una empresa con el fin de relacionarse con los clientes y anticiparse a la satisfacción de sus necesidades. Es una herramienta eficaz para interactuar con los clientes brindando asesoramiento adecuado para asegurar el uso correcto de un producto o de un servicio.

La imagen de una empresa, es como la perciben sus clientes y futuros clientes, por eso es importante que el área de servicio al cliente, atienda cuidadosamente:

a). La forma de contestar el teléfono.
b). La forma de responder un correo, con las palabras adecuadas, recuerda que no es lo mismo hablar, que escribir.
c). El tiempo en contestar el correo del cliente, en caso de alguna duda o pregunta.
d). Tratar a los clientes con cortesía.
e).Un saludo al iniciar la conversación y la despedida al final, ya sea una atención telefónica o personal.
f). Atender con una sonrisa, genera lazos de confianza, ya sea vía telefónica o atención personal.
g). Atender la comunicación no verbal.

No todos los emprendimientos actualmente están haciendo un buen trabajo en cuanto a relaciones con clientes se trata, muchos demoran en responder, no tratan con respeto al cliente, lo subvaloran, no les dan seguimiento finalizada la compra.

El cliente debe ser tratado con gran tacto. Antes un cliente insatisfecho te hacía perder 10 clientes (familiares y amigos). Actualmente un cliente insatisfecho, con ayuda de las redes sociales, te puede hacer perder miles de clientes.

Algunos consejos:

• Habla con la verdad
• Elabora un producto o servicio de calidad
• Excede las expectativas de tu cliente
• Responde a las dudas de clientes potenciales de forma rápida, sencilla y cordial
• Si dices lunes, que sea lunes
• Se puntual
• Admite cuando te equivoques
• Contacta una vez finalizado el proceso de compra del cliente para saber cómo le fue con el producto
• Mantén una base de datos con los contactos y preferencias de los clientes recurrentes.

 

 

Organización y participación en eventos.

Otra parte importante de las relaciones públicas es la organización y participación en eventos, los cuales pueden convertirse en un excelente espacio de networking, y en una oportunidad para acelerar ventas y obtener nuevos clientes.

 

Existe una gran variedad de eventos. Cuando vamos a organizar un evento es necesario:

1. Decidir a cuál o cuáles son los eventos más interesantes para tu comunidad.

2. Preparar el programa del evento (en qué va a consistir, fecha, actividades, a quién se va a invitar, etc.).

3. Decidir el personal, logística y funcionamiento durante el evento (puede incluir montaje, inauguración y desmontaje, etc.). Es necesario crear y diseñar un buen equipo de trabajo y un plan de aseguramiento o el evento fracasará.

4. Realizar un presupuesto teniendo en cuenta el dinero disponible. Es necesario ajustarse al presupuesto fijado, cuanto más detallado mejor y es oportuno contemplar un 10% para imprevistos.

5. Cronograma: comenzar tres o cuatro meses antes de la inauguración. No se trata solo del calendario de los días del evento, sino también de los días de esos 3 o 4 meses de organización.

6. Atraer a los participantes  (invitaciones, premios…) y atender a los visitantes.

 

Patrocinio.

Consiste en el respaldo económico a determinado proyecto deportivo o cultural, a cambio de que se reconozca públicamente el apoyo, con la presencia de la identidad corporativa (logo) en cartelería, señalética.

Permite generar publicity, que la organización sea más conocida, buena imagen y reputación.

Los resultados no son inmediatos, sino a medio y largo plazo.

Por ejemplo para Expoemprendimiento 11no aniversario, evento que organiza CubaEmprende contamos con varios patrocinadores, los cuales según su categoría (Gold, silver y premium) tiene diferentes beneficios asociados sobre todo a otorgar visibilidad al negocio en cuestión.  

 

Mecenazgo.

El mecenazgo apoya las actividades culturales a largo plazo. Se realiza para conseguir una imagen positiva, credibilidad y prestigio duraderos en el tiempo.

Se suele realizar a través de fundaciones.

El mecenazgo tiene que realizarse con actividad coherente con la organización y teniendo en cuenta el público prioritario. Por ejemplo un lutier pudiera encargarse gratuitamente de ofrecer mantenimiento a los instrumentos de los estudiantes más destacados de la ENA. En otros países, algunas empresas les pagan los estudios universitarios a jóvenes artistas con gran talento.

 

 

Relaciones con colaboradores internos

No por ser el último es el menos importante, yo diría que de la motivación de tus trabajadores va a depender la calidad de tu servicio y producto.

Entre el público al que están orientadas las RRPP, también encontramos a los trabajadores y proveedores de la empresa. Una empresa debe dar una imagen interna positiva, que además se pueda asociar fácilmente con los valores que consigue emitir hacia el exterior.

Algunas herramientas de las RRPP internas son:

• Las reuniones informativas son un canal perfecto para comunicar, debido a que se trata de una posibilidad directa de diálogo. Escuchar y adaptarnos a las demandas de los empleados permite que la plantilla se sienta más cómoda.
• Los canales de comunicación internos como las revistas, boletines, grupos de Whatsapp, murales estos crean y difunden la imagen de marca para el público interno. Incluye todo tipo de noticias relacionadas con la empresa, incluso las que no son tan buenas. También es el medio más adecuado para reflejar los vaciados de prensa que se realicen, es decir, la información en otros medios que haga referencia a la empresa.
• Los buzones de sugerencias son otros dos canales que nos permiten emitir y recibir información interna.
• Es muy importante, y cada vez hay más empresas que practican este tipo de técnicas, realizar entrevistas con los empleados. Hablar con el empleado de manera directa y atender sus peticiones, mientras que por otra parte podemos establecer las bases de lo que queremos que sea nuestra marca para nuestros propios empleados.
• Hacer uso de la tecnología también puede ser muy provechoso, crear una intranet permite tener un canal directo, y sobretodo inmediato entre trabajadores. La intranet es imprescindible hoy en día, gracias a esta red podemos crear una imagen de marca interna muy potente, además de resolver problemas en tiempo real. Claro esto pensado en empresas más grande. Si solo tenemos 10 trabajadores no tiene sentidos.

 Cuando nos planteamos qué son las relaciones públicas internas debemos pensar en la importancia que la imagen de empresa tiene en los propios trabajadores. Trabajar esta imagen y potenciar la marca de manera interna va a permitir que cada uno de los procesos internos de la empresa sea más eficiente.

 

Hoy las relaciones públicas desempeñan un papel fundamental para ayudar a las empresas y las marcas a ganar concientización, visibilidad, credibilidad y buena reputación, ayudando a los negocio a tener buenos resultados y cumplir sus objetivos.