¿Cómo aprender a administrar y optimizar nuestro tiempo?

18/11/2020

Dr. MSc. MBA. Raúl G. Gil Sánchez

“El tiempo perdido nunca vuelve a recuperarse”.

Benjamín Franklin (1706-1790)

 

Los tiempos que corren están caracterizados por la prisa, la inmediatez y la concebida frase no me rinde el tiempo. Cada uno de nosotros se ha visto en más de una ocasión atrapado por la ansiedad, la angustia o la frustración que acompañan el no poder cumplir con todo lo que nos hemos propuesto en un lapso de tiempo.

Cabría preguntarse entonces, ¿qué es lo que nos está pasando? Por un lado, estamos trabajando más de las 8 horas comprometidas, la mayor parte de las veces nos llevamos trabajo para casa, incluso, los fines de semana, lo que hace que muchas veces no cumplamos con las obligaciones familiares o siempre estemos postergando los días de descanso.

Cuántas veces al salir de casa contra reloj, no nos aparecen las llaves o nuestra billetera, con lo cual empleamos entonces tiempo buscándolas, por tanto, perdemos el trasporte que habíamos programado pasaría a una determinada hora. Todo esto hace que nos mantengamos tensos, que lleguemos mal humorados a nuestros trabajos y en muchas ocasiones no seamos capaces de desprendernos en todo el día de la molestia o el enojo, lo que repercute directamente en la calidad de nuestra labor, en el manejo de nuestras relaciones interpersonales y en la toma de decisiones.

“El tiempo es lo más valioso que podemos gastar”. Teofrasto

Cuando revisamos teoría sobre el tema, muchos manuales de administración nos hablan de los cuatro recursos más importantes a tener en cuenta a la hora de armar nuestra empresa y, justamente ahí, junto al Capital Financiero, los Recursos Materiales y Tecnológicos y el Capital Humano, aparece la administración del Tiempo.

Estos argumentos, unidos a frases como: el tiempo no me alcanza para todo lo que tengo que resolver, ¡hay tantas cosas que me hacen perder mi tiempo! o desearía que el día tuviese más de 24 horas… escuchadas en más de una ocasión en nuestros grupos de emprendedores, son suficientes para poder dedicar al menos un encuentro a concientizar la necesidad de reflexionar sobre este tema. Además, les ofreceremos algunas herramientas o tips que en sí mismas pudieran representar nuevos temas de debate, pero al menos nos proponemos mostrárselas y dejarles saber que están disponibles, al alcance de quien se lo proponga.

Hablar del tiempo significa comprenderlo, conocer las distintas clases de tiempos que existen, a qué nos referimos cuando hablamos de planificarlo y administrarlo, en tanto resulta imprescindible conocer los beneficios de poder realizar esta planificación.

Programar nuestro tiempo es todo un aprendizaje: lleva implícito un cambio de actitud, la decisión de crear nuestros hábitos, la disciplina para establecer prioridades y hacerle frente a la postergación de las tareas o responsabilidades. Es fundamental darnos cuenta donde están nuestros ladrones de tiempo, tanto internos como externos, y aprender a tragarnos los sapos temprano, lo que significa hacer lo que nos cueste más trabajo, sea más complejo o simplemente no nos guste, cuando nuestro rendimiento sea mayor.

“Si lo empleamos bien, siempre tendremos tiempo suficiente”. Johann Wolfgang Von Goethe (1749-1832)

Aprender a manejar la prisa, aplicar el “Principio de Pareto”, saber del perfeccionismo como enemigo de lo bueno, la delegación de tareas y el manejo del miedo al fracaso o al éxito son algunas de las cosas que debemos saber para poder hacer que esas 24 horas que todos tenemos sin distinción de raza, edad, sexo, credo o nacionalidad, sean productivas y además fuente de beneficio y satisfacción. Recordemos que el tiempo no se recupera, ni almacena y lo que hoy no se hace, podrá hacerse, pero será en otro tiempo.

Para terminar esta presentación les dejaré algunos tips para que comiencen a familiarizarse con lo que deben empezar a hacer si desean que ese tiempo que es propio de cada uno, nos rinda y no nos agote.

Sugerencias:

  • Establecer objetivos claros
  • Crear una rutina
  • Evitar las distracciones
  • Dejar un margen de tiempo entre las tareas
  • Tener presente el autocuidado
  • Pedir sugerencias y opiniones
  • Decir adiós al desorden
  • Aprender a establecer prioridades
  • No angustiarse con los fracasos, convertirlos en oportunidades
  • Aprender a delegar
  • Aprender a saber cuáles son los propios límites
  • Aprender a poner límites a los demás.
  • Tomarse los primeros 30 minutos del día para organizar el resto de la jornada
  • Asignar un tiempo a las actividades claves
  • Encontrar el momento más productivo para cada uno
  • Ir un día a la vez
  • No desestimar el valor de tu agenda         
Te propongo seguir leyendo Lo que todos deseamos aprender, del mismo autor.

      

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