Una empresa utiliza documentos para comunicarse, gestionar el negocio analizar su productividad y recopilar información. El uso de documentos permite controlar toda la información que se genera en la empresa, así como llevar estadísticas y procesar indicadores para la toma de decisiones en el futuro. Documento: Escrito que sirve para justificar o acreditar una cosa o un hecho histórico o legal, constituye un conjunto de información que pueda agruparse. Los documentos proporcionan una prueba de las relaciones de una organización y podrían hacer referencia a los años venideros, por lo que es importante que estén correctamente diseñados e identificados. La gama de documentos varía en dependencia de la magnitud de la empresa, así como de la complejidad de los procesos que la hacen funcionar. Es importante aclarar que los documentos serán diseñados según las necesidades e intereses de la administración, y estos deberán estar alineados con la información que se desea conocer a corto y largo plazo. Algunos documentos los preparan los empleados y los dueños del negocio, mientras que otros son elaborados por profesionales fuera de la empresa, como contables y abogados. En todos los ámbitos de la empresa necesitarás una serie de documentos con los que gestionar y certificar la actividad de la misma. Algunos de ellos, serán exigibles legalmente, y otros te permitirán realizar un control de la empresa necesario para que la actividad diaria siga adelante sin problemas. Aunque parezca difícil llevar una correcta gestión de los documentos, no es tan complicado si lo llevas al día y usas los documentos adecuados. Cuando se diseña un documento se deberá reflejar en la parte superior el nombre de la empresa acompañado del logotipo, además se incorporará el nombre del documento en lugar visible. En este artículo se han dividido los documentos según las áreas funcionales de una empresa, tal como sigue: Documentos Empresariales Documentación Directivos: .................................................................................................................. 4 Plan de negocio ............................................................................................................................ 4 Reglamento de la empresa ........................................................................................................ 4 Actas ............................................................................................................................................... 4 Informes ......................................................................................................................................... 4 Documentos Comerciales. ................................................................................................................... 5 Registro de Clientes. ................................................................................................................... 5 Ficha de Clientes .......................................................................................................................... 5 Ficha de Solicitud. ....................................................................................................................... 5 Cotización u Oferta. ..................................................................................................................... 5 Contratos........................................................................................................................................ 5 Registros de Contratos .............................................................................................................. 5 Orden de Producción o de Servicio ........................................................................................ 6 Acta de Conformidad. ................................................................................................................. 6 Documentos Logística y Abastecimiento ............................................................................................. 6 Salida de almacén ........................................................................................................................ 6 Orden de compra ......................................................................................................................... 6 Comprobante de compra ........................................................................................................... 6 Inventario de Insumos ................................................................................................................ 6 Tarjeta de Estiba .......................................................................................................................... 6 Registro de Proveedores. .......................................................................................................... 7 Modelo para la evaluación de Proveedores. ......................................................................... 7 Documentos de Capital Humano ......................................................................................................... 7 Registro de Trabajadores. ......................................................................................................... 7 Plantilla de Cargos. ..................................................................................................................... 7 Necesidades de Capacitación y Plan de Formación. ......................................................... 7 Listado de trabajadores por puestos de trabajo .................. ¡Error! Marcador no definido. Evaluación de Desempeño. ....................................................................................................... 7 Documentos económicos ..................................................................................................................... 8 Facturas .......................................................................................................................................... 8 Cheque ............................................................................................................................................ 8 Registros de Ingresos y Gastos............................................................................................... 8 Nomina ............................................................................................................................................ 8 Vale de Recibo de Caja. .............................................................................................................. 9 Vale de Salida de Caja. ............................................................................................................... 9 Arqueo de efectivo en Caja. ...................................................................................................... 9 Acta de Conciliación. .................................................................................................................. 9 Seguidamente se explican los documentos antes mencionados: Documentación Directivos: Plan de negocio En él se deben describir todos los aspectos que describan el modelo de negocio de la empresa y todas las decisiones estratégicas que permitan su viabilidad. Puede utilizarse para conseguir financiación de inversores, para estudiar el posible éxito del negocio o como hoja de ruta para todos los componentes de la organización. Reglamento de la empresa En el reglamento deben dejarse claros cuáles son obligaciones y prohibiciones de los trabajadores, así como los temas vinculados con la disciplina labora, las condiciones de trabajo y descanso, el sistema de reuniones, sistema de remuneración, entre otros elementos que sean de interés de la administración. Actas Las actas son imprescindibles en el ámbito empresarial ya que permiten dejar constancia y registrar todos los actos y decisiones tomadas por las diferentes personas que la firman. De esta forma, todos los encuentros realizados entre los socios, empleados, comités, quedan guardadas y se puede acudir a ellas para realizar seguimiento de los actos realizados en una organización. Informes Los informes de negocio transmiten información en un formato que es más formal y generalmente más largo que una carta. Estos abarcan una variedad de temas, como el cumplimiento de normas de seguridad, cifras de ventas, datos financieros, estudios de viabilidad y planes de marketing. Pueden incluir estadísticas, tablas, gráficos, imágenes, estudios de casos y resultados de la encuesta. Algunos informes se publican en beneficio de los inversionistas. Si un informe es periódico, como un informe mensual de venta, se utiliza una plantilla para tener mayor comodidad y para permitir la comparación con los informes anteriores. Documentos Comerciales. Registro de Clientes. Listado de clientes atendidos durante un año, se especifica en este documento el giro de negocio del cliente, la vía por la que contacto a la empresa, la dirección de los clientes y otros detales que pueden resultar de interés para la administración. Ficha de Clientes A través de este documento se recoge todas las características de los clientes atendidos en la empresa durante un periodo, el objetivo del mismo es conocer los gustos y datos personales de los clientes para aumentar la personalización del producto o servicio. Se recomienda incluir aspectos tales como: Fecha de nacimiento, dirección particular, edad, historial de productos o servicios adquiridos, etc… Ficha de Solicitud. Ficha en la que se registran las especificaciones técnicas del producto O servicio solicitado por el cliente, se recogen datos vinculados con cantidades de productos, características físicas, tiempos de entrega acordado, envase del producto, etc.. Cotización u Oferta. Documento utilizado por departamento de compras durante el proceso de negociación, en el cual se incluyen descripción de productos o servicios, unidad de medida y precio. Además, se especifican cuestiones vinculadas con la forma de pago, la garantía y los términos de entrega. Es un documento informativo que no genera registro contable. Contratos A través de los Contratos se formalizan todos los acuerdos a los que llega la empresa. En el departamento de Recursos humanos los contratos son una herramienta indispensable para la incorporación de trabajadores en la empresa. Existen varios tipos de contratos: Contratos comerciales: se utilizan para la contratación de servicios profesionales a terceros, o para establecer cualquier actividad comercial de la empresa. Contrato de trabajo: Se plasman los acuerdos laborales en los que se basa la relación entre empleados y empresa. Registros de Contratos Relación de Contratos oficializados en un periodo de tiempo, en este documento se registra el número de cada contrato, así como el cliente con el cual se firmó el mismo. Orden de Producción o de Servicio Documento utilizado para ordenar al área productiva o de servicio iniciar la producción de determinado producto o servicio solicitado por el cliente. En el mismo se incluyen la cantidad de materias primas o recursos que se necesitan para producir o brindar el servicio. Para su completamiento se recomienda apoyarse en la información recogida en la Ficha de Solicitud. Acta de Conformidad. El acta de conformidad registra el grado de satisfacción del cliente al finalizar la realización de un servicio en particular. Se podrán incluir elementos tales como calidad del servicio o producto, rapidez y profesionalidad. Documentos Logística y Abastecimiento Salida de almacén Es una orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un producto. En empresas comercializadoras se emite una nota de despacho o salida de mercancías, ordenando al almacén entregar el producto solicitado al cliente. Para las empresas de producción o servicios se indica al almacén la salida de las materias primas que se requieren para la producción o los servicios. Orden de compra Documento entregado al comprador para realizar las compras, donde se detalla las mercancías que se necesitan y las condiciones en que debe realizarse la operación. La orden de compra no obliga al vendedor si no hubo por parte de éste previa oferta, como tampoco al comprador, si éste no recibe las mercancías en la cantidad, calidad o precio en que fueron solicitadas. Comprobante de compra Factura emitida por el proveedor en el momento de efectuada la compra, constituye la evidencia de los productos adquiridos. Inventario de Insumos Documento que refleja la cantidad de insumos en existencia. Tarjeta de Estiba Documento que registra la fecha de entrada o salida del producto, su código, unidad de medida y descripción, así como el No. del Comprobante de la compra. De igual forma es preciso indicar la fecha de salida del producto y el número de reserva. Esta deberá permanecer en el almacén debidamente actualizada y siempre que se abra una nueva hoja se especifica el saldo inicial y se archiva la hoja anterior por código. Registro de Proveedores. Listado de proveedores con los que se realizan las compras de la empresa, debe ser actualizado anualmente, se especifica en este documento la dirección de los proveedores, teléfono y el producto que puede suministrar así como otros detalles que pueden resultar de interés para la administración. Modelo para la evaluación de Proveedores. Es el documento que permite evaluar a los proveedores, teniendo en cuenta diferentes aspectos como son: Facilidades de Pago Cumplimiento de los plazos de entrega y/o rapidez en la entrega Cumplimiento de los Requisitos de Calidad Respuesta a las Solicitudes de Oferta Respuesta a las Reclamaciones Precio Documentos de Capital Humano Registro de Trabajadores. El registro de trabajadores permite agrupar en un solo documento la información de interés de cada trabajador para la Empresa. Su llenado y actualización es responsabilidad del área de recursos humanos. Cantidad de trabajadores con más de un año en la empresa. Cantidad de trabajadores con formación ajustada al perfil del puesto. Plantilla de Cargos. Documento que recoge por áreas los cargos, así como cuantos están cubiertos y cuantos permanecen vacantes, los salarios asociados a los mismos, y el tipo de contrato realizado. Necesidades de Capacitación y Plan de Formación. Modelo donde se recogen las necesidades de aprendizaje de cada trabajador, así como el plan de acciones de capacitación con su fecha de ejecución. Evaluación de Desempeño. A través de la evaluación de desempeño de cada trabajador se podrá conocer el Nivel de idoneidad para el puesto que ocupa, así como Chequear la aptitudes y actitudes de cada trabajador. Los indicadores de desempeño que se incluirán en el modelo deberán estar alineados con las funciones que desempeña el trabajador en su puesto de trabajo. Documentos económicos Facturas Las Factura permitirán dejar registro de todas las transacciones realizadas por parte de la empresa. En el caso de las facturas, las empresas están obligadas a emitir las facturas en todas sus ventas. Además, serán exigibles y necesarias en el momento de pagar los impuestos de las empresas. nombre del comprador y vendedor. nombre y domicilio y número de inscripción en el impuesto al valor agregado de quien los emite. fecha y lugar de la venta. número, que deberá guardar un orden correlativo y progresivo. cantidad, clase, precio unitario e importe total de las mercaderías. descuentos y bonificaciones, si los hubiere. condiciones de pago. Cheque Documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta, extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. Registros de Ingresos y Gastos. Llevar un registro de Ingresos y Gastos es una forma de escribir en orden cronológico todas las transacciones que involucren dinero, ya entre o salga de su empresa. Este documento nos permitirá conocer que se compró, cuando se compró y cuanto se pagó por ello, así como que se vendió, que cantidades se vendieron y cuanto se cobró por esa venta. Un registro claro y exacto de los ingresos y gastos también ayudará a juzgar si se puede esperar tantos beneficios como se esperan. Nomina Herramienta administrativa de la contabilidad que permite realizar el pago de manera legal y organizada a los trabajadores, así como proporcionar información contable de utilidad para el trabajador, la empresa y el organismo encargado de regular las relaciones laborales. La nómina puede liquidarse de forma mensual, quincenal o semanal, según el periodo de tiempo establecido entre el trabajador y la empresa para el pago, y puede llevarse registro de ella de manera manual o electrónica, mediante un software de contabilidad. La nómina es un documento de naturaleza contable, con validez legal, donde se especifica la relación de pago establecida entre un trabajador, prestador de un servicio, y una empresa, contratante. En la nómina, deben estar presentes los datos fiscales de la empresa contratante, tales como nombre, domicilio o número fiscal; y los de trabajador, entendidos como nombre completo, domicilio, número fiscal, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría del puesto de trabajo, fecha de alta, antigüedad en la empresa, etc. Vale de Recibo de Caja. En este vale se refleja la entrada de efectivo en Caja, especificando el monto y la fecha así como el de ingreso efectivo en caja. Vale de Salida de Caja. En este vale se refleja la salida de efectivo en Caja, especificando el monto y la fecha así como concepto para lo cual estará destinado dicho importe. Arqueo de efectivo en Caja. A través del modelo de arqueo se verificará que el saldo final de la caja sea el correcto, según lo registrado en los vales de entrada y salida. En este modelo se desglosa el efectivo en ambas monedas (cuc y cup), así como se define la cantidad de en billetes y monedas por tipos. Acta de Conciliación. Este documento permite realizar la conciliación de operaciones entre la empresa y terceros. En él se define el número de factura pendiente de cobro, su importe y la fecha de pago pactada. El acta deberá está firmada por ambas partes. Conclusiones Los documentos que contienen los datos de clientes, ventas, compras, transporte y demás información del negocio del día a día contribuyen a la continuidad del éxito de cualquier negocio. Los administradores de documentos deben ser capaces de rastrear, localizar y clasificar la información de éstos cuando sea necesario para la previsión y la planificación general de la empresa o para la gestión de las operaciones, por lo que la recolección precisa y oportuna de los documentos es una actividad importante dentro de la función del administrador de los documentos. La seguridad de los documentos es un factor de vital importancia ya que le permite a los administradores evitar la pérdida, el hurto, el daño, la alteración o cualquier otro tipo de evento. El ciclo de vida de un documento depende del tipo de documento, los documentos que son legalmente obligatorios deben conservarse durante un período determinado de tiempo y después podrán ser destruidos o archivados. Los documentos de las empresas pueden conservarse durante más o menos tiempo en función de la política. En resumen, es importante que los dueños de negocio hagan conciencia de la necesidad de definir y utilizar documentos dentro de cada una de las áreas de la empresa. De lo anterior depende obtener información estadística que permita el cálculo de indicadores de gestión, que no solo nos mostrarán el nivel de salud de la empresa, sino que también servirán para controlar si estamos alcanzando los objetivos trazados.

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