En la actualidad las empresas no son lo suficientemente eficientes, en muchas ocasiones debido a un problema organizativo que se traduce en la falta de planificación y organización adecuadas. Esto suele provocar retrasos en las producciones, incumplimiento de tareas administrativas, dilaciones en plazos de entrega, dificultades de logística; lo cual desemboca en errores que repercuten directamente con el rendimiento de la empresa y por consiguiente puede reflejarse en la satisfacción del cliente.
Sin embargo, existe una herramienta que permite planificar todas las tareas de la empresa y por ende ayudarlas a mejorar su organización y productividad. Con esta herramienta, pueden planificar y priorizar sus tareas de manera efectiva, para completar así los proyectos más rápido y con menos errores. Estamos hablando del “Plan de Trabajo”, con lo cual las empresas pueden a mantenerse al día con los plazos y asegurarse de que todos los miembros del equipo estén en la misma página.
El objetivo de este artículo es enseñarles cómo mejorar su organización y productividad mediante el uso esta herramienta.
¿En qué consiste un Plan de Trabajo?
Un plan de trabajo es una herramienta que funciona como guía o ruta que permite visualizar todas las acciones que una empresa debe llevar a cabo para realizar un proyecto o trabajo específico. Se ordena y sistematiza toda la información relevante para realizar dicho trabajo identificando los recursos, los responsables y tiempos que serán necesarios. La importancia de su aplicación está directamente ligada con el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Su implementación brinda a la empresa la posibilidad de optimizar la forma en que planifica, ejecuta y evalúa su trabajo, además de ayudar a que la toma de decisiones sea eficaz y, la administración de los recursos y los procesos sean más eficientes, lo cual se traduce en los siguientes beneficios para la organización:
- Mejor enfoque y claridad sobre el trabajo que se realiza.
- Ayuda a integrar los esfuerzos de los equipos de trabajo de una organización.
- Permite identificar carencias y problemas que se deben solucionar.
- Visión amplia de lo que se trata de alcanzar.
- Permite distribuir mejor el tiempo y los recursos.
- Provee un sistema para mediar y evaluar que permite hacer ajustes y cambios necesarios.
Para la elaboración correcta de un plan de trabajo se deben identificar algunos elementos claves:
- Objetivo:
Por lo general los planes de trabajo en una empresa se elaboran por área, departamento, grupo de trabajo o por proceso. Donde cada uno de estos, en dependencia de cómo está formada la empresa, identifican objetivos específicos que tributan al cumplimiento de los objetivos generales del negocio a partir de la visión estratégica que se tenga proyectada.
Importante que para que los objetivos se puedan desglosar en actividades y tareas a cumplir, estos deben cumplir con 5 requisitos y es que sean:
- Especifico
- Medible
- Alcanzable
- Relevante
- Tiempo definido
- Resumen Ejecutivo:
Resumen del contenido principal del plan de trabajo haciendo énfasis en las tareas más importantes, lo cual va a ayudar a la comprensión y funciona como guía para los lideres o jefes de proceso y para la dirección de la empresa. Básicamente es explicar cuál es la meta, el objetivo o resultado que se pretende alcanzar y como se va a llevar a cabo.
- Actividades
Para este elemento se parte del objetivo definido buscando que cada actividad responda directamente al cumplimiento de este. Estas actividades deberán ser coherentes y consecutivas y se crearán todas las que sean necesarias para alcanzar la meta propuesta.
Hay algunas tareas que solo pueden ser realizadas cuando una precedente ha sido completada, así como también puede haber tareas que se puedan o incluso que deban realizar en paralelo. Esto permite una visión de qué se debe hacer primero y lo que se debe dejar para después en un orden lógico secuencial.
- Recursos
Se refiere a todo lo que se necesita para ejecutar cada una de las actividades definidas.
Los recursos pueden ser de 3 tipos:
- En primer lugar, el capital humano, que es todo el personal que se necesita para el desarrollo de la tarea, bien puede ser del área o proceso, de la dirección o incluso una parte externa interesada. Con este elemento se asigna responsabilidad, lo que indica quién será la persona o el equipo encargado de completar una tarea. Todo este personal involucrado debe estar informado con tiempo de su participación.
- En segundo lugar, los recursos monetarios o financieros, aquí se identifica el presupuesto necesario para poder cumplir con la tarea y por ende con el objetivo.
- En tercer lugar, los recursos materiales; herramientas, equipos o infraestructura. Se debe precisar cuáles están disponibles en la empresa y cuáles no, en caso de necesitar alguna inversión, se debe incluir en los recursos financieros o monetarios vistos anteriormente.
- Tiempo
Este elemento trata del tiempo que se asigna para desarrollar cada actividad. Es recomendable asignar un tiempo de inicio y de finalización, ya que esto permite crear un cronograma y facilita ver cuán cerca se está de su cumplimiento.
En el diseño del plan de trabajo se puede agregar una columna de tiempo estimado y otra columna con el tiempo real, esto permite visualizar si hubo cambios en las actividades, hacer análisis y tomar decisiones al respecto.
- Riesgos Asociados:
Son los riesgos que se pudieran presentar, entre mejor se sepa lo que pudiera suceder mayor posibilidad de prepararse y tener un plan de contingencias.
- Factores de medición del plan:
Este elemento se refiere a los indicadores KPIs que permiten evaluar el plan a partir del cumplimiento de los objetivos planteados para conocer si se deben realizar cambios y mejoras al plan inicial. Pueden ser indicadores asociados a:
- Cantidad de tareas ejecutadas respecto al total de tareas
- Tiempo utilizado respecto al tiempo estimado a utilizar
- Resultados obtenidos respecto a los recursos utilizados
- Presupuesto ejecutado respecto al presupuesto disponible
Estos elementos son indispensables a considerar para elaborar los planes de trabajo de la empresa, pero se pueden adicionar todos los elementos que se consideren necesarios siempre que no representen una traba, sino todo lo contrario que agreguen valor a esta herramienta.
Para utilizar la herramienta plan de trabajo de manera efectiva, es importante tener en cuenta algunos CONSEJOS:
- En primer lugar, es importante definir claramente los objetivos del proyecto y las tareas necesarias para alcanzarlos.
- Delimitar muy bien las responsabilidades y tareas de cada una de las personas.
- Establecer plazos realistas para cada tarea y asegurarse de que se están utilizando los recursos de manera eficiente.
- Mantener el plan de trabajo actualizado y revisarlo regularmente para asegurarse de que se está avanzando según lo planeado.
- Comunicar el plan de trabajo a todo el equipo involucrado y asegurarse de que todos entienden sus responsabilidades y plazos.
- Establece un margen de desvío de tiempo por si surgen imprevistos.
- Opta por la simplicidad en los planes de trabajo anuales.
- Personaliza la estructura del plan de trabajo de manera que responda a las necesidades de la empresa.
Ejemplos de aplicaciones del Plan de Trabajo en diferentes tipos de empresas:
- En una empresa de construcción, el plan de trabajo permite establecer plazos realistas para cada tarea, los recursos que se necesitan y responsables posibilitando la culminación de los proyectos pactados con el cliente sin retrasos ni errores en el cronograma de ejecución.
- En el caso de empresas de producción, el plan de trabajo ayuda a organizar la secuencia de actividades para la elaboración de productos de la forma más eficiente posible. Incluye todas las tareas relacionadas con la fabricación, de principio a fin de un bien o un producto que se deben realizar lo cual minimiza las desviaciones, desperdicios, errores y retrasos de la producción.
- En el caso de una empresa de servicios, un plan de trabajo ayuda a mejorar la calidad del trabajo al establecer objetivos claros y plazos realistas para cada tarea que contribuya a la prestación del servicio en concreto que solicita el cliente.
- En una empresa de marketing, el plan de trabajo ayuda a mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo lo que permite que el equipo trabaje de manera más eficiente y efectiva.
- En una empresa dedicada a las ventas es muy habitual que el equipo de ventas de una empresa tenga un plan de trabajo para cada uno de los comerciales. Aquí la coordinación es esencial. Cada comercial tiene unos objetivos de ventas concretos y unas áreas determinadas que debe visitar. Gracias al plan, no sólo podemos saber cuáles son las tareas que tiene cada vendedor, sino que también nos va a permitir medir la eficacia de la fuerza de ventas.
La elaboración y el seguimiento de un plan de trabajo es una herramienta fundamental para el éxito de cualquier proyecto o actividad. Un plan de trabajo permite definir los objetivos, las estrategias, las acciones, los recursos y los plazos de forma clara y organizada. Así, se facilita la coordinación, la comunicación y la evaluación del desempeño de los involucrados. Además, un plan de trabajo ayuda a prevenir y resolver posibles problemas o dificultades que puedan surgir durante la ejecución del proyecto o actividad. Por lo tanto, se puede afirmar que un plan de trabajo es un instrumento que contribuye a mejorar la calidad y la eficiencia del trabajo realizado.
En una empresa cuanto mayor sea esta, más serán los departamentos que están involucrados en la consecución de los objetivos. Por lo que hacer un plan de trabajo para una empresa es esencial para que cada departamento sepa en todo momento qué debe de hacer, cuáles son sus responsabilidades, sus plazos de entrega y ante quién debe de rendir cuentas.
“La gente con objetivos tiene éxito porque sabe a dónde se dirige”.
— Earl Nightingale