"La mejora continua es mejor que la búsqueda de la perfección".

-Henry Ford

 

En la actualidad, muchas empresas se enfrentan a problemas de productividad y eficiencia. La mejora continua es una herramienta que puede ayudar a resolver estos problemas y ayudar a tu empresa a crecer y prosperar. En este artículo, te mostraremos cómo puedes aplicar la mejora continua en tu empresa para mejorar la productividad y eficiencia de tus procesos.

La mejora continua es un proceso que se enfoca en la optimización de los procesos de una empresa, lo que resulta en una mayor eficiencia y un mejor desempeño. Busca identificar en todo momento oportunidades de corrección, adaptación y mejora de los procesos, productos y servicios. Según la norma ISO 9000, la definición de mejora continua es "la actividad recurrente para mejorar el desempeño". Por lo cual es la búsqueda constante de la calidad.

Sobre la calidad W. Edwards Deming decía: "La calidad no es un destino, es un camino"; y otra de sus frases más conocidas era: "Al mejorar la calidad, las empresas disminuirán los gastos, así como aumentarán la productividad y la cuota de mercado".

Justamente en ello consisten los principales beneficios de la mejora continua que, además, pueden ser muy significativos para una empresa. Algunos de ellos son:

• Simplificación de los flujos de trabajo: La optimización constante de los procesos tiene como objetivo reducir los pasos innecesarios y centrarse en lo que realmente importa para obtener un buen resultado.
• Reducción de costos y desechos: Ayuda a reducir los costos y los desechos al eliminar los procesos innecesarios.
• Minimización de errores: Minimiza los errores al identificar y corregir los problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.
• Aumento de la capacidad de adaptación al mercado: Ayuda a las empresas a adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.
• Mejora la experiencia del cliente: Mejorar la calidad de sus productos y servicios, lo que se traduce en una mejor experiencia del cliente

Sin embargo, la mejora continua no es una solución mágica para todos los problemas de una empresa. Debes saber que no es útil a la hora de solucionar un problema concreto; por el contrario, debe aplicarse en las distintas fases de producción del negocio, y, por supuesto, hacerlo de manera sistemática y no de forma aislada. Además, no debes esperar obtener resultados a corto plazo. La mejora continua es una carrera de fondo y sus resultados se harán visibles con el tiempo y de manera acumulativa.

Se puede encontrar, en la bibliografía existente referida a estos temas, diferentes diagramas o esquemas para aplicar la mejora continua, pero, en esencia, todas ellas siguen el mismo ciclo PDCA en inglés: Plan-Do-Check-Act o PHVA en español: Planificar-Hacer-Verificar-Actuar; conocido también como “Ciclo de mejora continua de Deming”.

El Ciclo de Deming o Ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) es una estrategia de mejora continua de la calidad de las empresas a través de una metodología de resolución de problemas utilizado en los sistemas de gestión, compuesto de cuatro puntos básicos y cuyo fin último es la calidad. La norma ISO 9001:2015 se basa en el ciclo PDCA, como una herramienta que se utiliza para mejorar los procesos y productos de una organización. Establece que el ciclo PDCA debe ser utilizado para la mejora continua del sistema de gestión de calidad.

Este ciclo considera cuatro grandes pasos para establecer la mejora continua en los procesos.

P. Planificar: La etapa de planificación implica establecer qué se quiere alcanzar (objetivos) y cómo se pretende alcanzar (planificación de las acciones). Esta etapa se puede descomponer, a su vez, en las siguientes subetapas:

1. Identificación y análisis de la situación:

A partir de datos recopilados del seguimiento y la medición de los procesos se debe obtener la información relevante para conocer:

• 1.º Qué procesos no alcanzan los resultados planificados.
• 2.º Dónde existen oportunidades de mejora.

Por lo cual lo primero será identificar los procesos de la empresa, donde un método pudiera ser un diagrama de flujo, que no es más que una representación gráfica de las distintas fases o actividades que componen un proceso. Esto nos va a permitir determinar cuáles se deben analizar, es decir, cuáles resultan críticos y, por lo tanto, deben estar sujetos a procesos de mejora continua.

Al identificar los puntos de mejora en los procesos es importante crear prioridades y entender si este proceso impacta en la estrategia general de la empresa. Esto se debe a que hay numerosos puntos que mejorar y la cultura de la mejora continua presupone un seguimiento constante, así como la asignación de recursos, tiempo y esfuerzo.

1. Establecimiento de las mejoras a alcanzar (objetivos).

Debes definir los objetivos que deseas alcanzar y dirigir el plan de mejora continua hacia ellos.

Cuando un proceso no alcanza sus objetivos, la organización deberá establecer las correcciones y acciones correctivas para asegurar que las salidas del proceso sean conformes, lo que implica actuar sobre las variables de control para que el proceso alcance los resultados planificados.

Para el establecimiento de las mejoras a alcanzar es necesario crear métricas para medir el desempeño de estos procesos, y si hablamos de medir necesitamos establecer unos indicadores de gestión. Es decir, unos valores que te ayudarán a determinar el rendimiento de los procesos que has identificado como esenciales para poder determinar si el desempeño ha estado por debajo de la expectativa, según lo esperado o ha superado las expectativas.

Esto se puede ver a partir de la información y el conocimiento de los datos históricos de todos los procesos de la empresa. Es importante realizar comparaciones entre resultados, para ir encontrando qué situaciones y momentos han sido más beneficiosos en la empresa.

Ahora que ya has establecido los procesos críticos y unos indicadores de gestión, podrás:

• Establecer áreas de mejora, encontrar posibles errores en el proceso o determinar qué pequeñas modificaciones son necesarias para alcanzar el objetivo, en caso de que el resultado se haya situado por debajo de lo esperado.
• Si el resultado ha estado según lo esperado o has obtenido un valor superior, podrás detectar igualmente áreas de mejora. Además, podrás valorar qué factores o hechos puntuales han supuesto dicho éxito.

 

2. Identificación, selección y programación de las acciones.

Recuerda que mejorar el funcionamiento de tu empresa depende de realizar las correcciones y optimizaciones de las fallas que puedan estar afectando los resultados de cada proceso.

También puede ocurrir que, aun cuando un proceso esté alcanzando los resultados planificados, la organización identifique una oportunidad de mejora en dicho proceso por su importancia, relevancia o impacto en la mejora global de la organización.

Además de resolver los problemas que se presenten en los procesos de la empresa, la mejora continua también busca simplificarlos, tanto para evitar las pérdidas de tiempo y costos como para aumentar su productividad.

Conociendo entonces las posibles áreas de mejora, debes establecer un plan de acción. Para ello, debes:

• Determinar qué acciones van a llevarse a cabo.
• Quiénes van a ser responsables de ejecutarlas.
• Planificar estas acciones en el tiempo.

D. Hacer: En esta etapa se lleva a cabo la implantación de las acciones planificadas según la etapa anterior.

En la optimización eficaz de los procesos es necesario vincular a tus colaboradores, con el fin de que conozcan y se capaciten en las nuevas metodologías. Es muy importante, contar con el respaldo de tu equipo, pues serán ellos quienes garanticen el éxito de tu plan de mejora continua.

Para involucrar a todo el personal de la empresa en la mejora continua, se les debe informar sobre los objetivos y beneficios de esta. Brindarle capacitación y herramientas para que puedan contribuir al proceso de mejora continua. Además, es importante que se les brinde retroalimentación y se les reconozca por su contribución al proceso.

C. Verificar: En esta etapa se comprueba la implantación de las acciones y la efectividad de las mismas para alcanzar las mejoras planificadas (objetivos).

Una vez definido el plan de mejora continua, tendrás que realizar evaluaciones de los resultados para planificar en qué momentos se deberá realizar el proceso de optimización nuevamente y no perder la excelencia de la empresa.

A partir de la evaluación y análisis de los resultados de cada proceso modificado, será posible identificar el éxito de las estrategias que se implementaron para la optimización. Este es el parámetro para ajustar las mejoras que puedan no estar alcanzando los objetivos establecidos.

Una vez puestas en marcha dichas acciones por las personas correctas, es imprescindible que analices cuál ha sido su repercusión en el proceso.

A. Actuar: En función de los resultados de la comprobación anterior, en esta etapa se realizan las correcciones necesarias (ajuste) o se convierten las mejoras alcanzadas en una “forma estabilizada” de ejecutar el proceso (actualización). Es el momento de identificar nuevas oportunidades de mejora. Y repetir el ciclo.

La metodología de mejora continua requiere de un análisis constante de las acciones o mejoras llevadas a cabo, de manera que se pueda valorar cómo han funcionado. Y, de nuevo, volver a implementar posibles cambios para optimizar los procesos.

Al poner en práctica la mejora continua es importante basarse en los tres pilares principales que rigen este concepto. De lo contrario, puede ser una estrategia errónea o insuficiente para garantizar los mejores resultados.

• como el propio nombre del concepto ya sugiere, es necesario tener en cuenta que no existe la perfección en los procesos empresariales. Siempre hay una forma de mejorar y esta búsqueda debe ser siempre constante.
• para que esta continuidad sea posible, es necesario incorporar esta cultura de proceso en todo el equipo para que se convierta en un hábito en la rutina de trabajo. Desde la alta dirección hasta el taller, la lógica de la mejora continua debe estar presente.
• Bueno para todos: también es importante que las mejoras sean pensadas y ejecutadas de forma que aporten beneficios a todas las áreas de la empresa. Al fin y al cabo, al tener una operación basada en procesos se entiende que cada cambio impacta en el trabajo y en el resultado de cada uno de los involucrados.

Existen diferentes ejemplos de mejora continua que han sido aplicados por muchas empresas a lo largo de las últimas décadas. Algunos de los más interesantes y que mejores resultados han dado son los siguientes:

• Sistemas de gestión de calidad: Consiste en la implementación de sistemas destinados a comprobar la satisfacción final del cliente.
• Optimización de procesos logísticos: La mejora continua es uno de los pilares básicos de las compañías hoy en día. Esta filosofía está basada en la actitud de mejoramiento continuado de los procesos que lleva a cabo una empresa, lo que muchas veces implica tener que optimizar los procesos logísticos.
• Procesos de producción: La mejora continua también se puede aplicar en los procesos productivos. En este caso, se trata de optimizar los procesos para reducir costes y mejorar la calidad del producto final.
• Mejora continua en el servicio al cliente: La mejora continua también se puede aplicar en el servicio al cliente. En este caso, se trata de mejorar la atención al cliente para aumentar su satisfacción y fidelidad.

 

La mejora continua es posible en cualquier organización, sin importar su tamaño, campo o tipo. Es mayor el beneficio cuanto mayor es la participación. Propicia llevar su empresa a la vanguardia. La mejora se puede hacer todos los días, si se analiza lo que se hace se puede conocer dónde se puede mejorar.

 

 

 

 

“La mejora continua es la clave del éxito”