Cuando estás frente a una empresa surgen muchos desafíos que ponen a prueba tu modelo de negocio, pues en algunas ocasiones es difícil saber si los esfuerzos realizados verdaderamente están generando resultados. Para conocer esto contar con un presupuesto empresarial es una herramienta sumamente eficaz.

Se le llama presupuesto al plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. Documento en el que se contiene una previsión generalmente anual de los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad económica.

El presupuesto constituye, por lo regular, un plan financiero anual. Existen dos clasificaciones de presupuestos:

• Presupuesto estático o inflexible.
• Presupuesto flexible o variable.

Dentro de estas dos grandes clasificaciones se destaca:

• Presupuesto maestro
• Presupuesto de ventas
• Presupuesto de cobros
• Presupuesto de producción
• Presupuesto de gastos
• Presupuesto de compras
• Presupuesto de efectivo
• Presupuesto operativo
• Presupuesto de tesorería
• Presupuesto de ingreso

Para confeccionar un presupuesto integrador y sencillo se necesita conocer como base, el pronóstico de ventas para el año a presupuestar, de lo cual podemos estimar costos y gastos de las mismas, dígase consumo de materias primas, compras, distribución, salarios (trabajadores y el emprendedor), gastos de administración, gasto de servicios públicos, así como los de publicidad y promoción, etc. De esta forma se obtienen los resultados estimados para cada uno de los meses del año en cuestión y luego el acumulado para el transcurso del mismo. Lo cual es utilizado para la toma de decisiones preventiva y correctiva.

Ventajas y desventajas:

Las principales ventajas de la elaboración de los presupuestos son: 

• Presiona para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.
• Cuando existe motivación adecuada incrementa la participación de los diferentes niveles de la organización 
• Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.
• Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos.
• Facilita la comunicación e integración de las diferentes áreas del negocio. 
• Obliga a realizar un autoanálisis periódico.
• Es un reto que constantemente se presentan a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa.
• Ayuda a lograr mayor eficiencia en las operaciones.

Las principales desventajas son:

Están basados en estimaciones.- ésta limitación obliga a que la administración trate de utilizar determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que se consideran.

• Es una herramienta dinámica, pues si surge algún inconveniente que la afecta el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera se perdería el sentido del mismo
• Su ejecución no es automática.- necesitamos que el elemento humano de la organización comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos los integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados para el uso del presupuesto son ellos.
• Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración.- uno de los problemas más graves que provoca el fracaso de las herramientas administrativas, es creer que por sí solas pueden llevar al éxito

Existen diversas plantillas que pueden ser adaptadas a cada una de las realidades, a continuación se muestra un formato de gran utilidad.

Recomendaciones para hacer posible el buen uso del presupuesto

• Entender el negocio. No se puede trabajar un modelo de algo que no se entiende; hay que ser un pequeño experto del negocio concreto.
• Utilizar el sentido común. Es esencial evaluar el futuro con criterio y ser muy críticos con el modelo utilizado.
• Hacer un ejercicio sencillo y entendible. Siempre es mejor que el modelo financiero sea simple.
• Recordar que el objetivo es anticipar lo que va a pasar, y esto se hace mejor con un modelo sencillo pero concreto.
• Simular no solo flujo de caja, sino también cuadro de resultados.
• Utilizar solo el flujo de fondos proyectado es muy peligroso, ya que pueden no detectarse inconsistencias en el modelo financiero, al actuar el saldo de tesorería como colchón que esconde posibles errores.
• Crear diferentes escenarios. Dado que hay incertidumbre sobre el futuro, se aconseja hacer un análisis para intentar conocer la sensibilidad del plan de negocio a la variación de los principales ítems incluidos en el presupuesto. De los distintos escenarios se elegirá aquél cuya probabilidad de ocurrencia se considere mayor, y sobre éste se realizará el seguimiento y control presupuestario.
• Utiliza un Excel a tu favor con más de una hoja de cálculo, donde si es posible excluyas los centavos. Determina una sola moneda a la tasa de cambio en que opera tu negocio. Las estructuras horizontales son más fáciles de revisar y facilita la lectura. Cada día que modifiques un documento, guarda esa versión con la fecha correspondiente. Con pronósticos precisos ahorrarás tiempo, dinero y esfuerzo