“Invierte tu tiempo en mejorarte a ti mismo por medio de lo que otros hombres escribieron, ya que de esa manera obtendrás fácilmente lo que a otros hombres le costó tanto trabajo lograr.”

Sócrates

Uno de los problemas más recurrentes en los pequeños negocios es la falta de una gestión eficaz debido a la poca experiencia o desconocimiento que poseen los emprendedores en cuanto al correcto manejo de los recursos.

La Administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el manejo de los factores humanos, financieros materiales y tecnológicos; con el propósito de lograr los objetivos o metas propuestas de la organización de manera eficiente y eficaz. Permite implementar nuevas estrategias para el logro de las metas para tener éxito en la empresa u organización.

Dirigir un negocio con eficacia es la clave para su crecimiento, a pesar de lo anterior, la mayor parte de las personas desconoce cómo hacerlo y suelen centrarse en las ventas y no en el proceso administrativo. Teniendo en cuenta lo anterior se recomienda diseñar e implementar estrategias, las cuales te permitirán definir un patrón o plan que integra las principales metas y políticas de la organización, y a la vez, establecer la secuencia coherente de las acciones a realizar.

Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner en orden y asignar a cada actividad los medios necesarios para que el negocio funcione correctamente, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas. De igual forma permite planificar y prevenir futuros riesgos de manera oportuna, como por ejemplo quedarse sin inventario o el incremento en el precio de su materia prima.

La parte organizativa y administrativa parece algo obsoleto e innecesario. Pero, si pensamos a futuro, no habrá forma de hacer que nuestro emprendimiento de verdaderos frutos. Es por ello que en este artículo intentaré explicar y proponer algunos tips que te ayudarán a mejorar la gestión de tu negocio.

Cada negocio es diferente y de su giro, en gran parte, depende la estrategia comercial a seguir; sin embargo, guiar una empresa requiere que dediques especial atención al adecuado manejo de estos 4 factores: humanos, financieros, materiales y técnicos, como elementos fundamentales para que una empresa pueda lograr sus objetivos.

Seguidamente les dejo algunos consejos para administrar adecuadamente los recursos del negocio:

Humanos: Todas las personas que conforman tu empresa, siendo el recurso más trascendental con el que puedes contar, pues de ello depende el manejo y funcionamiento de los demás. Estos se diferencian por su posibilidad de desarrollo, imaginación, habilidades, sentimientos, experiencias y conocimientos.

1. Diseña y establece un proceso de reclutamiento y selección del personal que permita escoger a la persona idónea para ocupar un puesto de trabajo en la empresa. Ten en cuenta que mientras más formal y estricto sea este proceso más posibilidades tendrás de seleccionar a la persona indicada.

2. Todos los trabajadores deben conocer cuál es la Misión, Visión y Objetivos de la empresa, deben ser conscientes de cuál es el rumbo que debe seguirse.

3. Define y asigna a cada persona los roles y funciones que tienen dentro de la organización, diferencia las áreas y ten en cuenta los criterios y opiniones de los trabajadores.

4. Incentiva la motivación de tus empleados con premios, como incentivos o aguinaldos, capacitación continua y adecuados sistemas de pago.

5. Escucha y presta atención a los problemas y necesidades de los trabajadores, realiza acciones que contribuyan a lograr la integración de estos y a elevar el sentido de pertenencia con la empresa.

Financieros: Dinero en efectivo, créditos bancarios y con proveedores, depósitos, tenencias en acciones y bonos forman parte de los aspectos financieros de tu empresa y sin estos la organización no puede funcionar, por este motivo es necesario tener control objetivo sobre ellos.

1. Elabora tu presupuesto financiero, gastar sin planeación sólo te dejará sin efectivo para el crecimiento de tu empresa. Para ello comienza por equilibrar tus ingresos y gastos.

2. Para organizar el efectivo destinado a cubrir los gastos fijos mensuales, se recomienda desglosarlo por elemento de gasto (Salario, Transporte, Electricidad, Impuestos, etc.)

3. Asigna un trabajador responsable del manejo y organización del efectivo de la empresa.

4. Garantiza un espacio seguro para preservar el efectivo.

5. Diseña y utiliza registros y modelos que te permitan llevar el control de los ingresos y gastos de tu negocio.

Materiales: Estos son los bienes tangibles o contables con que cuenta tu empresa; forman parte de ellos las instalaciones, equipo de trabajo, oficinas, herramientas, productos en proceso de producción, productos terminados y la materia prima para realizar los productos que provees a tus clientes.

1. Define las instalaciones, equipos y materiales que necesitas para desarrollar tu negocio.

2. Identifica al menos dos proveedores para adquirir cada una de las materias primas destinadas a la producción o servicios.

3. Organiza en almacén todos los insumos, de modo tal que aproveches al máximo los espacios y garantices el cuidado y preservación de los productos almacenados.

4. Calcula el stock mínimo en inventario para cada uno de los insumos según las estadísticas o proyecciones de venta. De forma tal que garantices de manera oportuna los insumos destinados a la producción o servicios.

5. Realiza mensualmente un control de inventario de los Activos fijos y Materias primas. Este último te permitirá conocer las existencias reales y las necesidades de abastecimiento. Si hablamos de inventario de activos fijos se realiza para controlar la presencia de estos en la empresa y conocer su estado técnico, esta acción puede generar acciones de mantenimiento o remplazo.

Técnicos o Tecnológicos: Son todas las herramientas e instrumentos que te ayudan a controlar los otros factores, como un sistema administrativo, de control de producción, de ventas, finanzas o un sistema de planeación de indicadores empresariales. Estos sistemas permiten integrar y gestionar todos los eslabones del funcionamiento de una empresa: los procesos financieros, comerciales, productivos y más.

1. Identifica y adquiere los medios técnicos (tangible e intangibles) que necesites para cumplir el propósito de la organización. Tangibles: Computadora, impresora, escáner u otra máquina. Intangibles: Un sistema, aplicación virtual, etc.

2. Establecer e implementar un plan de mantenimiento a los recursos técnicos tangibles para alargar su vida útil.

3. Identifica y contrata a un informático que te ayude a crear un sistema de gestión, aplicación o cualquier otro software que facilite el trabajo de la empresa y contribuya a recopilar información de valor para la toma de decisiones oportunas.

4. Identifica y describe a través de procedimientos todos los procesos de tu empresa, lo anterior te permitirá diseñar de manera integrada un sistema informático de gestión que facilite y optimice el trabajo.

5. Mantente actualizado en cuanto a las últimas tendencias de la tecnología que salen al mercado, para aprovechar estas en función de la mejora continua del negocio.

“No espere. Nunca va a ser el momento justo. Empiece en donde usted se encuentra y trabaje con las herramientas que pueda tener a su disposición ahora, y mejores herramientas van a ir apareciendo a medida que usted va avanzando.”  

Napoleón Hill