En estos tiempos tan convulsos los miembros de las organizaciones tienen un gran reto, lograr sobrevivir y crecer a pesar de las condiciones actuales. Es entonces que surge la necesidad de replantearse constantemente las estrategias y acciones a seguir, analizando el entorno y sus fortalezas propias. La gestión exitosa de los emprendimientos se convierte en el pilar central para el crecimiento y la permanencia en el mercado.

Cuando pensamos en manejar correctamente cada uno de nuestros negocios no podemos dejar de considerar las funciones de gestión: planificación, organización, dirección y control, todas con particular importancia en la dirección de una empresa; es por ello que hoy quisiera comentarles sobre El rol de la planificación en la gestión de sus negocios.

Muchos autores plantean que es la primera y más importante función de la gestión, es el símbolo de “mirar hacia adelante”, pero, de qué estamos hablando concretamente cuando nos referimos a Planificación.

“La planificación es el proceso de pensamiento, la previsión organizada, la visión basada en los hechos y la experiencia que se requiere para la acción inteligente.”

Dicho en otras palabras, constituye un acto o proceso de elaboración de planes futuros tales como objetivos, políticas, procedimientos y estrategias, que permiten coordinar y gestionar de forma integrada las acciones proyectadas para el cumplimiento de los objetivos. Es necesario realizar un análisis exhaustivo de la situación de la empresa y de su entorno, en función del cual se establecerán los objetivos y las estrategias más apropiadas para alcanzar el éxito.

A menudo se dice que “la planificación es un mero ritual en un entorno que cambia rápidamente”. Esta afirmación implica que en un entorno altamente turbulento y competitivo la misma se convierte en un ejercicio académico vacío. Los rápidos cambios en el entorno económico y no económico de las empresas reducen la eficacia de los planes.

Sin embargo, permite a la dirección dominar el futuro en lugar de dejarse arrastrar por él. En un entorno que cambia rápidamente, la necesidad de planificar es aún más importante porque el riesgo y la incertidumbre aumenta. Es preciso desarrollarla a lo largo del funcionamiento de la empresa como un proceso continuo.

Existe una estrecha relación entre los objetivos y la planificación. Si no existe un vínculo entre ellos, la primera sólo será un ejercicio mental y no servirá de nada. Incluye la selección de la mejor alternativa disponible e implica la capacidad de prever contratiempos en el futuro que puedan afectar el buen funcionamiento de una organización.

 

Teniendo en cuenta lo anterior se suelen realizar proyecciones a corto, mediano y largo plazo:

• Largo plazo: plazo superior a cinco años. Suelen ser planes a largo plazo los relativos a la expansión futura de la empresa, a las inversiones sobre su estructura. Señalan hacia el propósito final de la empresa.
• Medio plazo: plazo superior a un año e inferior a cinco años. Deben contar con un grado de concreción superior a los planes a largo plazo.
• Corto plazo: plazo inferior o igual a un año. Suelen ser los relativos al ejercicio en curso.

El trabajo de planificar lo realizan todas las personas que trabajan en un negocio. Puede ser el director general o un directivo, usualmente el máximo representante de la organización enmarca las políticas y los procedimientos a adoptar, mientras que la planificación para un directivo consiste en asignar el trabajo a sus subordinados.

La eficacia de la planificación se mide en función de los indicadores de entrada y salida. Permite obtener el máximo rendimiento con el mínimo gasto. Esta relación de entrada y salida no sólo está determinada por el dinero, las horas de trabajo y las unidades de producción, sino también por el grado de satisfacción del individuo y del grupo. El alto grado de satisfacción humana motiva a los trabajadores a producir más en el tiempo previsto.

Todo proceso de planificación determina ocho etapas:

1. Diagnóstico de la situación: debemos llevar a cabo un exhaustivo análisis interno y externo, para diagnosticar la situación actual en la que se encuentra la empresa.

2. Fijación de objetivos: debemos determinar tanto los objetivos principales como los secundarios, así como cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender.

3. Establecimiento de premisas: establecer una serie de suposiciones lógicas sobre la situación de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsión sobre lo que ocurrirá con aquellas variables no controlables por la empresa y que, de alguna forma, pueden afectar a la consecución de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles.

4. Determinación de líneas de acción: debemos pensar también en las estrategias. Determinaremos las vías de actuación principales y las alternativas que consideremos óptimas para alcanzar los objetivos fijados.

5. Evaluación de las líneas de acción: debemos analizar las fortalezas y las debilidades de cada una de las estrategias identificadas para saber con qué contamos y qué debemos tener en cuenta.

6. Elección de una línea de acción: debemos elegir el conjunto de estrategias y alternativas que nos proporcionen mayores garantías de éxito.

7. Elaboración de planes derivados: debemos desarrollar una serie de planes anexos que sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por grupos de actividad.

8. Presupuesto: por último, debemos cuantificar el plan en unidades monetarias.

La planificación dentro de la empresa debe llevarse a cabo de forma transversal, incluyendo todos los niveles y todas las áreas operativas. No se trata de invertir más tiempo y recursos en planificar que en hacer, sino de disponer de guías para el desarrollo de nuestras actividades que nos ayuden a mejorar la eficacia y la eficiencia del negocio.

 

Atendiendo a la estructura, podríamos establecer una primera división por niveles:

• Estratégica
• Operativa

La Estratégica es fundamental para desarrollar la razón de ser de la empresa. Es competencia de la alta dirección y debería revisarse una vez al año. Se ocupa de definir claramente hacia dónde vamos, por lo que debe tener en cuenta la situación del mercado, la competencia y las tendencias. También es necesaria la vigilancia tecnológica para identificar nuevos productos, procesos, materiales y tecnologías, que nos obliguen a cambiar nuestros planes en curso.

En los niveles operativos el abanico de planificación es todavía mayor, pudiendo abarcar todas las áreas de la empresa. Entre otros, los planes operativos pueden incluir:

• Plan Comercial
• Plan de Producción
• Plan de Compras
• Plan Salarial
• Plan de Incentivos
• Plan de Contratación de Recursos Humanos.
• Plan de Capacitación
• Plan de Inversiones
• Plan de Responsabilidad Social.
• Plan de Inducción
• Plan Económico - Financiero

En muchas empresas se considera la planificación como una pérdida de tiempo y se sienten más cómodos trabajando en modo reactivo, apagando fuegos y resolviendo los temas por la urgencia, en el último momento. Este pensamiento termina formando parte de la cultura empresarial y se extiende a todo el personal, incluidas las nuevas incorporaciones.

Sin embargo, en todas las áreas y departamentos de la empresa, la planificación tiene muchas más ventajas que inconvenientes, si se lleva a cabo de forma correcta.

Plan Comercial: es fundamental para establecer las líneas de actuación a la hora de dar a conocer nuestros productos y servicios en el mercado. También permite segmentar el mercado, distribuir esfuerzos en función de las necesidades de cada segmento, planificar las ventas y marcar los objetivos al equipo comercial.

Plan de Producción: es la herramienta clave a la hora de alinear nuestros recursos productivos con el Plan de Ventas. De nada sirve que el equipo comercial cierre muchas ventas si no vamos a ser capaces de tener los productos o servicios en las fechas prometidas.

Plan de Compras: herramienta que sirve para definir las necesidades de insumos (bienes y servicios) de una organización en un período de tiempo determinado. Para su elaboración se deberá analizar la demanda de productos y servicios, así como el índice de consumo de materias primas. Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras están condicionadas a la calidad del producto final, pues implica la adquisición de materias primas que garanticen la eficacia del proceso productivo.

Plan Salarial: nos ayuda a mantener controlada nuestra Política Salarial. Considero que el sueldo nunca es una motivación, pero sí puede ser desmotivador si no es adecuado. Los salarios en una empresa deberían ser acordes al mercado en el que se mueve y al valor aportado por cada miembro del equipo. En ocasiones una persona se incorpora con unas condiciones temporales, que se convierten en definitivas sin un adecuado seguimiento.

Plan de Incentivos: se convierte en una pieza clave a la hora de diseñar una estrategia de retribución variable, alineada con los resultados, que beneficia tanto a la empresa como a los trabajadores.

Plan de Contratación de RRHH: nos ayuda a planificar la incorporación de nuevas personas al equipo, ya sea en base a las necesidades de crecimiento o en un modelo de “cantera” que nos permite disponer de nuevos trabajadores que van formándose dentro de la compañía.

Plan de Formación: es fundamental para ir mejorando las habilidades y competencias del equipo, así como favorecer el desarrollo de carrera interno. Hay directivos que tienen miedo de formar a su gente y que luego se vaya. A mí me preocuparía más no formarlos y que se queden.

Plan de Inversiones: permite al departamento financiero gestionar de una forma más eficiente los recursos de la empresa, reduciendo al mínimo las necesidades de financiación externa, o aprovechando al máximo las oportunidades que se presentan en el mercado para apalancar la empresa en los momentos adecuados.

Plan de Responsabilidad Social: es el medio para organizar la forma en cómo la empresa devuelve a la sociedad parte de los beneficios que obtiene. Tiene la ventaja de estructurar y profesionalizar las aportaciones que suelen hacerse a causas sociales, deportivas o de emprendimiento.

Plan de Inducción: es un instrumento para ayudar a la integración de las nuevas personas que se incorporan al equipo, definiendo el acompañamiento necesario, el periodo de prueba, la asignación de un tutor, la transmisión de la Cultura de la Empresa y los objetivos que se le marcan a cada nuevo empleado.

Plan de Mantenimiento: conjunto de tareas preventivas a realizar en una instalación o equipo con el fin de cumplir unos objetivos de disponibilidad, de fiabilidad y costo para aumentar al máximo posible la vida útil de estos. Es sumamente importante porque evita interrupciones en los procesos productivos y de servicios por fallas o roturas.

Plan de Investigación y Desarrollo: establece un marco de referencia para coordinar, de manera transversal, la actividad innovadora, e implementar proyectos de I+D gestionado de manera integral. Conducen al crecimiento continuo de los negocios.

Plan Económico-Financiero: consolida todos los planes de la organización, en él se refleja la capacidad del negocio para hacer frente a todos los pagos. Intenta planear y establecer las bases de las actividades financieras con el fin de minimizar el riesgo y aprovechar mejor los recursos y las oportunidades. Los tres elementos clave de este proceso son: la planificación del efectivo, de utilidades, y de los presupuestos de caja.

 

Importancia de la Planificación:

• Permite definir objetivos claros, limpios y precisos que sirvan de guía para tomar decisiones presentes y futuras.
• Proporciona una dirección definida al emprendedor para decidir qué hacer y cuándo hacer.
• Ayuda a la organización a predecir los acontecimientos futuros y a prepararse para tomar las medidas necesarias contra los acontecimientos inesperados.
• Los planes eficaces coordinan el trabajo organizativo y económico.
• Evita las decisiones precipitadas y las acciones aleatorias.
• Hace que la tarea de gestión sea más eficiente y eficaz.
• Ayuda a minimizar el costo de las operaciones y mejora la fuerza competitiva de una organización.
• Mejora el clima de comportamiento en el negocio y reduce las fricciones entre departamentos.
• Integra los recursos físicos y humanos entre departamentos.
• Obliga a los directivos a ser creativos e innovadores en todo momento.

Como conclusión, me gustaría destacar de nuevo la función de la planificación como elemento guía clave para el desarrollo de todas las áreas de la empresa. Siempre es mejor cambiar un plan porque las circunstancias han variado, que no tener ningún plan, lo que nos obliga a ir improvisando continuamente.

“Si no tienes un plan, seguramente acabarás formando parte del plan de otros.”