Gestión de almacenes. Errores comunes y consejos para una mejor gestión

13/08/2020

Ing. Gretel Pupo García

En la actualidad, parte de los gastos totales de cualquier negocio está destinado a la logística. Tal es así que la cadena de suministro ha pasado a convertirse en un componente fundamental sobre el cual trabajar para el establecimiento de tecnologías, sistemas y procesos que deriven en una mayor eficiencia, rentabilidad… ¡y satisfacción al cliente!

La gestión de almacenes constituye un eslabón fundamental dentro de la cadena logística, pues se encarga del almacenaje de materias primas destinadas a la producción y los servicios.

Es sumamente importante que tanto los emprendimientos de reciente creación, como aquellos que se han visto empujados a cambiar su modelo de negocio para adaptarse a los nuevos tiempos, presten la debida atención a la gestión de almacenes. Generalmente existe un desconocimiento en cuanto a su organización, lo cual se ha traducido en errores y al final en incidentes en la entrega final del producto.

Algunos de los errores más habituales están asociados a:

  • Desconocimiento de las ubicaciones. Este problema es producto de la mala organización y una falta de criterio a la hora de repartir las mercancías por el almacén. La consecuencia es que -al final- se emplea mucho más tiempo en la localización y manipulación del producto, repercutiendo así en la rentabilidad del almacén.
  • Falta de espacio. Va unido al problema anterior, puesto que la mercancía se dispone de manera aleatoria, no se lleva a cabo una optimización del espacio. Además, esto también puede derivar en una pérdida de calidad, ya que no se están teniendo en cuenta las características del producto para seleccionar la ubicación más adecuada.
  • Pérdida de control de mercancías. No realizar un inventario supone un caos para la trazabilidad de la mercancía. Es importante conocer qué productos están en el almacén, así como controlar las entradas y salidas.
  • Errores en la preparación de pedidos. El proceso de recogida de mercancías puede suponer una gran pérdida de tiempo si el proceso no se realiza correctamente, triplicando el nivel de trabajo si se comete un error con el cliente.
  • Dificultad en la toma de decisiones. No disponer de manera fiable de información a tiempo real, no sólo tiene consecuencias importantes en el control de stock, sino que también dificulta enormemente la toma de decisiones en temas como, por ejemplo, el aprovisionamiento.
  • Caducidad u obsolescencia. Otro problema derivado de la falta de inventario y que rompe con la principal misión de la gestión de almacenes: asegurar el abastecimiento de los materiales para su servicio de forma ininterrumpida, garantizando que estos no se encuentren caducos o inútiles.

Gestionar adecuadamente los almacenes de una organización resulta vital para el éxito de la empresa. Una buena configuración logística permitirá que los pedidos entren y salgan a tiempo y en óptimas condiciones. Esto repercutirá en la calidad, profesionalidad y confianza que se ofrece a los clientes.

Un pequeño espacio destinado al almacenamiento de materias primas se puede convertir en una auténtica tortura para los dueños de negocios que no han sabido trazar su hoja de ruta. Es por ello que la gestión de un almacén debe estar optimizada. Evitar el caos y hacer que todo esté permanentemente bajo control ahorrará trabajo y se traducirá en calidad extra para el cliente.

Pero, ahora bien, ¿cómo podemos optimizar la gestión del almacén de nuestro negocio? A continuación, te dejo algunas ideas que te podrán ayudar:

1. Tómate tu tiempo para recepcionar las mercancías, este es el centro de almacenaje y los preparativos de los pedidos deben estar exentos de errores. Lo anterior te permitirá elegir la mejor manera de establecer el orden de recogida de la paquetería en función de los criterios elegidos y la ubicación.

2. Informatiza el sistema de gestión de almacén, lo cual garantizará una eficiente gestión de los recursos. Con una solución informática los trabajadores no tienen que aprenderse todas las ubicaciones en las que puede estar un producto. Tampoco quedan espacios muertos. Los huecos vacíos se aprovechan para guardar cualquier producto que necesite un sitio.

Gracias a que la solución muestra al instante dónde se encuentra la mercancía, no es necesario que todo esté en el mismo lugar. De esta manera se ahorra en espacio y tiempo de almacenaje. También se mantiene el stock bajo control y se reduce el tiempo de preparación de los pedidos.

3. Aplica la técnica “cruce de muelles”, si el tipo de material o mercancía lo permite, cuando recibas el pedido, transfiérelo en el mismo medio de transporte que han llegado. Esta técnica contribuye a que el tiempo de almacenaje se reduzca al mínimo o incluso llegue a ser nulo.

4. Realizar un buen diseño en plano del almacén, te ayudará a aprovechar al máximo el espacio del que dispones: alturas, anchuras, columnas, superficie. Estos pasos previos serán fundamentales para evitar cuellos de botella y trazar rutas que permitan trabajar con más rapidez. Con el plano quedarán determinadas las zonas de carga y descarga, la de recepción, la de almacenamiento, la de preparación de pedidos y la de envío.

5. Saca partido al espacio vertical, el espacio es uno de los aspectos más importantes en la gestión del almacén. Aprovechar este recurso te estará ahorrando dinero. Utiliza opciones como el almacenamiento de pallets en estanterías. Es una de las fórmulas más sencillas de implementar y ayudan a ganar mucho espacio.

6. Diseña un flujo de trabajo óptimo, lo cual te permitirá rebajar costos e imprimirá rapidez a la producción. Tendrás que concebir un flujo de trabajo que ofrezca el máximo valor a tus clientes empleando los mínimos recursos posibles. Para ello deberás eliminar los llamados “desperdicios” o bienes que se despilfarran y aumentan el tiempo de producción y el costo: sobreproducción, transporte, inventario, tiempos de espera, así como procedimientos innecesarios.

7. Capacita a los trabajadores, si profesionalizas el almacén ganarás en precisión. Para ello, los empleados deben estar formados y disponer de todos los conocimientos que precisan para llevar a cabo su trabajo. La especialización de la mano de obra es una manera de incrementar la eficacia y evitar “desperdicios”.

8. Optimiza la distribución de productos, de esta forma estarás ahorrando desplazamientos innecesarios y facilitando los despachos y recogidas. Evita, en la medida de lo posible, el transporte de cargas pesadas. Para ello, no dudes en utilizar los medios de transporte más adecuados. Mejorarás en seguridad laboral y ahorrarás riesgos y lesiones.

9. Evalúa cada cierto tiempo cómo va el sistema de almacenamiento. Sabrás cómo evoluciona y qué necesidades va requiriendo la instalación. La gestión de un almacén precisa de una optimización permanente de los procesos. La finalidad estriba en conseguir el mayor grado de eficiencia.

¡¡Y no olvides!! Gestionar tu almacén de manera eficiente es una de las claves para aumentar la competitividad de tu empresa.

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