La administración de inventarios es una de las funciones más importantes de una empresa, dado que implica la asignación de importantes recursos financieros y requiere de un cuidadoso manejo y control por su influencia directa en la entrega del producto al consumidor. Es una de las actividades logísticas en donde se encuentran más posibilidades de reducir costos, mediante una mejor gestión de los materiales y su transporte; garantizando las materias primas y los productos terminados en los lugares correctos y en el momento correcto.

Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestión empresarial, como un mal necesario para garantizar la continuidad de la producción; sin embargo, la gestión empresarial actual está necesitada de una adecuada gestión de los inventarios, donde debe primar el criterio de las cantidades mínimas necesarias que garanticen la continuidad de todo el flujo en la cadena logística y permitan absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción del cliente.

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Comprenden además los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción, empaques y envases.

El correcto orden y administración de inventarios es uno de los principales factores que inciden en el desempeño de las empresas y en las ganancias que se obtienen. Por lo que es de vital importancia para las Pymes contar con un inventario bien administrado y controlado. A través del presente artículo conocerás sobre los diferentes tipos de inventarios que existen, su importancia, el nivel óptimo de inventario para no generar costos innecesarios y los sistemas de gestión para una eficiente administración de estos.  

Existen diversos tipos de Inventarios, entre ellos se encuentran:

• Inventarios de materias primas o insumos: Aquellos en los cuales se contabilizan todos aquellos materiales que no han sido modificados por el proceso productivo de la empresa.
• Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso: Materiales que han sido modificados en el proceso productivo pero que todavía no son aptos para la venta.
• Inventarios de producción terminada: Productos que van a ser ofrecidos a los clientes, se encuentran aptos para la venta.
• Inventarios de materiales para el soporte de operaciones o piezas de repuesto: Productos que no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, pero hacen posible las operaciones productivas de la misma (Maquinaria, repuestos, artículos de oficina, etc.)

Razones para tener inventario:

• Para evitar una ruptura de stocks y con ello reducir el costo por ventas perdidas. Es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda ya que esto podría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia.
• Para obtener descuentos por la compra de materiales en gran cantidad.
• Porque se prevén alzas en los precios de los productos o dificultades con los proveedores.
• Para garantizar la disponibilidad de productos en las épocas del año en que se incrementa la demanda. Diferencias entre los ritmos de producción y distribución.

Dentro de la empresa cada área persigue un objetivo concreto con respecto a los inventarios: Finanzas persigue un bajo nivel de inventarios para conservar el capital, Mercadotecnia busca mantener un alto nivel de inventarios para garantizar los niveles de venta a los clientes y producción prefiere altos niveles de inventario de forma tal que le sea posible cubrir las variaciones de la demanda o interrupciones en los procesos. Como resulta evidente estos objetivos parciales resultan en una contradicción.

Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.

Ambos aspectos son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión.

En estos casos, es sumamente importante conocer el nivel óptimo de inventario, que es aquel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la mínima inversión. Para fijar una política de inventario en cuanto a su nivel óptimo, la empresa tendrá que tener en cuenta diferentes factores:

1- Ritmo de consumo durante el año. A través de la experiencia, determinar cómo es el consumo de materias primas durante el año.

2- Capacidad de compras. Suficiencia de capital para financiar las compras.

3- Carácter perecedero de los artículos. Determinar el tiempo máximo que pueden permitir el inventario en el almacén.

4- Tiempo de respuesta del proveedor.

5- Instalaciones de almacenamiento, dependiendo de la capacidad se podrán tener más o menos unidades en inventario.

6- Suficiencia de capital para financiar el mantenimiento del inventario.

La Administración de Inventarios consiste en mantener disponibles los bienes en el momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan el control y planificación de los inventarios, en términos generales se trata de entender tres factores importantes:

• ¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo?
• ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?
• ¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?

Para dar respuesta a estas interrogantes es necesario que tomes en cuenta 3 indicadores importantes:

Stock Máximo: Cantidad Máxima de un determinado artículo que deseas mantener en tu almacén según el costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma en venderlo a tus clientes. Algunas empresas consideran conveniente contar con un inventario grande en casos específicos como:

• El producto es de muy alta rotación o se tiene identificada una temporalidad definida.
• El costo de almacenamiento es bajo y de transportarlo es alto.
• El tiempo de entrega por parte del proveedor es largo.
• Se prevé sobre un incremento en los precios de los productos y/o materiales.

 

Stock Mínimo (de seguridad): Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu almacén, la cual, en caso de ser menor que el mínimo requerido puede generar un problema de abastecimiento importante y pérdidas para la empresa. En ocasiones a las empresas les interesa mantener su nivel de inventario bajo, esto ocurre generalmente cuando:

• Cuando el tiempo de entrega por parte del proveedor es inmediato.
• Cuando los costos de realizar un pedido son bajos, sin importar frecuencia o cantidad.
• Al identificar el artículo como bajo movimiento y en ocasiones con alto costo.
• Cuando se tienen acuerdos de mucha confianza.
• Se prevé que habrá un decremento en los precios del bien.

 

Punto de re-orden: Es el nivel de existencias donde se debe de realizar el pedido para resurtir el almacén, contemplando los tiempos de los proveedores y no tener problemas de abastecimiento.

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Conociendo estos indicadores, se presentan a continuación algunos sistemas de gestión que puedes implementar en tu negocio, teniendo en cuenta sus particularidades y características.

• Periodicidad Fija: En fechas predeterminadas se revisa el inventario y se ordena un nuevo pedido igual a:

Pedido= Stock Máximo - (Inventario Existente + Pedidos en tránsito)

• Con determinada frecuencia se revisa el inventario y se ordena una cantidad para mantener un nivel dado:

Pedido= Stock Máximo - Inventario Existente

• Uno por uno: Cada vez que se despacha una cantidad X se ordena un pedido de cantidad X.
• Programado: A partir de un programa o previsión de necesidades se ordenan los productos para una fecha con cierta antelación al momento previsto de consumo.

Conclusiones

La administración habilidosa de los inventarios puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la empresa. Con ellos, es posible realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa.

Es muy importante determinar cuál es la cantidad más óptima para invertir en un inventario, para la producción el interés es que se cubra la materia prima necesaria para la producción en el momento que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta, el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para ésta conocer de qué manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas características.