Hace algunos años, para mí la pregunta ¿cómo administrar mi presupuesto?, consistía en una verdadera dicotomía, recuerdo aún a mi entrañable abuelo aconsejando: “hija, no puede gastarse más de lo que se ingresa”. Sabias palabras, pero… ¿cómo hacerles frente a mis impulsos compulsivos de gastar sin prever consecuencias?

Con el tiempo y también con los golpes he aprendido la lección; por eso, quiero transmitirles a ustedes un poco de experiencia y aprendizaje en cuanto a aspecto de administración presupuestaria se refiere.

Si buscamos la acepción de la palabra administrar en el diccionario, encontraremos que consiste en organizar la economía de una persona o de una entidad; y presupuesto no es más que el cálculo anticipado del coste de una obra, producto o un servicio, así como de los gastos o ingresos previstos para un determinado período de tiempo.

Combinando ambos conceptos, tendremos palabras claves que nos brindarán guías infalibles para ser eficientes en el proceso de administración de presupuestos: organizar, calcular, prever, controlar y analizar ingresos y gastos. Los presupuestos concebidos desde la planeación permiten, de cierta forma, anticiparse a los hechos que ocurrirán para poder contrarrestar los efectos negativos y aprovechar los efectos positivos de los entornos externo e interno. Lo anterior implica que los objetivos empresariales deben ser cuantificables para poder iniciar el proceso presupuestal y que, además, todas las áreas de la empresa confluyan en esos objetivos.

Cuando mantenemos una conducta desde lo personal, capaz de seguir estos preceptos, somos capaces de plasmarlos en cualquier proyecto que deseamos llevar adelante sin perder de vista las funciones de la administración:

• Plasmar los objetivos y metas, las mismas deben ser medibles para luego ser comparables con la realidad.
• Establecer las diferentes estructuras de la empresa y las funciones de cada una de ellas a efectos de que las mismas cumplan con sus respectivas actividades.
• Formación del personal: Administrar los Recursos Humanos para que los mismos puedan cumplir las metas de la empresa dentro de las estructuras de la misma.
• Control: Permite comparar las metas establecidas con los logros obtenidos y establecer los desvíos y sus responsabilidades.
• Coordinación: Se debe buscar la correcta transferencia de información y de los distintos input-output entre las estructuras de la organización a efectos de lograr los objetivos deseados.

¿Cuáles serían algunas de las características principales con que deben contar los presupuestos?

• De acuerdo a su formulación:

Adaptabilidad a la entidad: El presupuesto debe de ser entablado buscando la función directa de acuerdo a las características de la empresa, por lo tanto, deben ajustarse a sus necesidades para la organización que se está formulando.

Planeación, coordinación, y control de funciones: Las compañías deben planear perfectamente todas sus actividades, para poder coordinar sus presupuestos y determinar el control de sus funciones, entonces es necesario realizarlos para lograr los objetivos financieros planteados.

• De acuerdo al tipo de presentación:

De acuerdo a las normas contables y económicas: Deben contar con los requisitos mínimos de las normas contables y económicas como por ejemplo el período o el ciclo económico entre otros. Corresponde también la observación de la estructuración contable, para efectos de la comparación.

• De aplicación:

Elasticidad y criterio: Que depende de la realidad del mercado, de la presión de las organizaciones de la competencia, lo que obliga a los dirigentes a efectuar cambios en sus planes, por lo tanto los presupuestos deben de ser aplicados con elasticidad y criterio.

Cuando hablamos de presupuestos tampoco podemos obviar los disímiles tipos que existen: rígidos, flexibles, del sector privado o público, a corto plazo, largo plazo, financieros (presupuestos de tesorería y presupuestos de erogaciones capitalizables) presupuestos de operaciones, auxiliares, principales, estándar, de producción, maestro, entre otros.

Control presupuestal se entiende como el conjunto de procedimientos y recursos que, usados con pericia y habilidad, sirvan a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar por medio de presupuestos todas las funciones y operaciones de una empresa, con el fin de que se obtenga el máximo de rendimiento con el mínimo de esfuerzo.

Debido a la importancia que tiene para la administración el control presupuestal, se utiliza una herramienta llamada técnica de control presupuestal cuya finalidad es obtener un mejor control en la dirección de la empresa en virtud de:

• Establecer una meta definida y formular un plan de ejecución que ha de llevarse a cabo en las futuras operaciones, la realización de este plan puede ser modificada o impedida por circunstancias imprevistas, asimismo proporciona los métodos que para ello han de seguirse.
• Coordinar las actividades de la empresa, promoviendo la cooperación para que las políticas generales de la empresa sean aceptadas y se ejecuten los planes trazados.
• Determinar los medios de control a través de las comparaciones que comprueban los resultados e indica cuándo y dónde deben hacerse cambios en las operaciones actuales para que los objetivos planeados puedan ser realizados.

En esta actividad de control es donde se aprecia mejor la actividad de análisis, ya que para llevarlo a cabo será necesario contar con informes y registros que faciliten la comparación del plan con el real. Como resultado de tal comparación, posiblemente existan diferencias entre los datos del presupuesto y los reales que serán investigadas cuando así lo ameriten. Las diferencias no significan si hubo o no deficiencias, pues el presupuesto no representa una medida estándar, sino una herramienta o instrumento en manos de la dirección para controlar las actividades que se realicen en el negocio.

El analista, al comparar las cifras presupuestadas con las reales podrá hacerlo desde la óptica de un Presupuesto Flexible o de un Presupuesto Estático.

Debe hacerse hincapié en la importancia que tiene para los hombres de negocio el costo de la implantación de un sistema de presupuestos, no como un gasto sino como una inversión a largo plazo que, consecuentemente, al ser bien manejado, los resultados se observarán en la buena marcha de la empresa y por consiguiente en mayores utilidades.

Para que un sistema de presupuestos funcione adecuadamente debe tener relación con la función de la contabilidad, ya que si no se prevén en forma correcta las implicaciones de carácter contable que lleven consigo los presupuestos, dicho sistema será inoperante, lo anterior significa que los presupuestos se basan en aspectos puramente contables para poder realizar comparaciones con las cifras reales que muestran la contabilidad reflejada en los Estados Financieros correspondientes.

Ventajas de los Presupuestos:

• Con esta técnica se hace posible la elaboración de un plan a seguir.
• Los presupuestos son valiosos auxiliares de la dirección, ya que por medio de ellos se evita el derroche de materiales y de tiempo.
• Se establecen como medida de control y señala los cambios necesarios para lograr el objetivo planeado.
• Coordina las actividades de la empresa y promueve la cooperación total dentro de la empresa, para maximizar rendimientos.
• No permite que el departamento de ventas adopte pedidos mayores a la capacidad de fabricación de la empresa.
• Favorece en gran medida a la implantación de programas financieros futuros.

Desventajas de los presupuestos:

• El éxito que se obtenga de los presupuestos dependerá directamente del tiempo y paciencia. Se obtendrán resultados después de un largo período de preparación y ejecución.
• Las elaboraciones de los presupuestos son estimadas y están sujetas a variaciones, por lo cual no son exactas y se tomará en cuenta la veracidad de la información ya que, si esta información es irreal, en lugar de ayudar perjudicará y causará enormes problemas.
• Los empresarios son muy renuentes a esta técnica por su costo, pero hay que tomar en cuenta este costo no como un gasto, sino como una inversión a largo plazo que será en beneficio de la empresa en un período más o menos razonable de tiempo.
• También se debe de poner atención al instalar un programa de presupuestos en la constitución de cada nuevo presupuesto y de incluir todos los incisos que posteriormente tendrán influencia en él, de lo contrario va a entorpecer el funcionamiento de los demás puntos que ya estaban coordinados.

¿Por qué elaborar presupuestos?

Los presupuestos se consideran como un proyecto, se preparan como un plan, considerando como base las proyecciones en un futuro. Se estiman los datos, estos son estimados precisamente porque no son exactos y están sujetos a cambios, el éxito o fracaso dependerá de la forma de cómo se maneje la información que se obtenga y la veracidad de la misma y de la inteligencia y juicio del encargado del plan. No puede esperarse tampoco que con este plan se vayan a obtener resultados inmediatos, sino que como ya dijimos anteriormente, se necesita un tiempo más o menos largo para que pueda funcionar. El presupuesto no priva a los ejecutivos de la libertad de acción, más bien coloca en sus manos un instrumento para realizar su propio trabajo más efectivo, y proporciona información para que pueda tomar decisiones administrativas más acertadas.

Un aspecto que se debe considerar al implantar un sistema de presupuesto es aquel que se refiere a la flexibilidad y elasticidad de los mismos, debe asignársele un margen de tolerancia ya que de otra manera se pueden afrontar situaciones variables, algunas de pocas o mucha importancia que podrían transformar el plan original.

Entonces, debemos ser coherentes con nuestro actuar y manera de planificarnos, tanto personal como empresarialmente; sin dejar de ser realistas y previsores. Manejar los tiempos y prepararnos para el futuro, sin duda alguna será una de nuestras fortalezas. Reconozcamos aquellos aspectos que no hemos planificado, incorporémoslos a nuestro plan y aprendamos de los errores, tanto de otros como de nosotros mismos. Crezcámonos ante las dificultades y no nos dejemos avasallar por las circunstancias externas. Cada dificultad representa una oportunidad para crecer:

¡TÓMALA! ¡PLANIFÍCATE! ¡Y CONTROLA!