¿Cómo registrar las operaciones contables de su negocio?

Muchos emprendedores presentan el denominador común de dirigir sus negocios sin tomar en cuenta la información contable básica, lo cual es similar a caminar con los ojos vendados. Se conforman con disponer de un registro de ingresos y gastos o conocer cuánto dinero les quedó al final del día o del mes. Si no queda lo suficiente, carecen de registros fiables para corregir muchos problemas.

El criterio de que para administrar la contabilidad de un negocio solo se requiere del sentido común conduce a un mayúsculo error. En realidad, resulta indispensable utilizar un sistema contable que permita tomar correctas decisiones, y así evitar acciones precipitadas que podrían llevar al fracaso.

Situación de los negocios privados en Cuba

Variados son los conceptos para clasificar un negocio, pero ninguna definición puede capturar todas las dimensiones de pequeño y mediano tamaño. Muchas de las definiciones de tamaño se basan en medidas tales como número de empleados, resultados del balance e ingresos anuales.

Uno de los conceptos es el de microempresa, el cual se refiere a un negocio que incluye de una a cinco personas, con un solo dueño y presenta actividades simples manejadas de persona a persona. En la mayoría de los casos tienen un solo producto (bien o servicio) o un solo tipo de operaciones con bajos niveles de facturación y de gastos, al tiempo de que no poseen grandes operaciones de créditos, por lo cual no emplean un tiempo significativo dedicado a la contabilidad.

Por su parte, una pequeña empresa se refiere a un negocio que emplea entre seis y 50 empleados con varias líneas de actividad y más de un local, además de que incurre en préstamos financieros y presenta nóminas salariales. En la mayoría de los casos, sus ingresos y costos se analizan por líneas de productos. También una parte significativa de su actividad se realiza a crédito, por lo cual demandan la necesidad de aplicar un sistema de contabilidad.

Las actividades por cuenta propia que se han aprobado en Cuba pueden clasificarse como microempresas o medianas empresas, incluso en los casos en que el trabajo por cuenta propia (TCP) entre en las dos categorías legalmente aprobadas: régimen simplificado o régimen general, según la cantidad de trabajadores contratados, tamaño del negocio o ingresos anuales obtenidos.

De una u otra manera en que se emplee el término para clasificarlas, existe en ellas un aspecto en común: en la mayoría de esos negocios no se trazan estrategias de trabajo, cuentan con tecnología simple y de baja productividad y disponen de capital limitado y con poco acceso a fuentes de financiamiento, además de no presentar registros contables o un sistema de contabilidad.

Según la ley 113 del 23 de julio de 2012 del Sistema Tributario, sección segunda del sistema contable, artículo 58, utilizan un sistema contable conforme a lo establecido por el Ministro de Finanzas y Precios, los TCP que durante el año fiscal anterior hayan obtenido, con motivo del ejercicio de sus actividades, ingresos anuales iguales o superiores a cien mil pesos cubanos (100 000.00 CUP).

La norma específica número 1 de contabilidad para la presentación de estados financieros en el trabajo por cuenta propia establece las regulaciones que permiten aplicar un sistema simplificado de contabilidad en valores devengados, estrechamente relacionado con las transacciones en efectivo.

Según dicha norma, la contabilidad utiliza el costo histórico como base de medición. Los registros a utilizar, como fuente de los estados financieros, son el libro mayor, el registro de comprobantes de operaciones y el registro control de ingresos y gastos. Además, la fuente de anotación de los ingresos lo constituye el registro de control de ingresos y gastos.

Aunque la contabilidad simplificada, de acuerdo con la ley, debe ser aplicada a una serie de actividades del TCP, muchos emprendedores no sienten la necesidad de practicarla, además de no existir un estricto cumplimiento y control de utilización de la misma por parte de los organismos responsables.

Para el correcto desarrollo de los negocios, la base fundamental radica en establecer controles contables, que faciliten conocer los puntos fuertes y débiles a la hora de administrar la prestación de un servicio o elaborar un producto, independientemente del tamaño del negocio. Seguir esta línea, permite a los emprendedores ubicar su negocio en una mejor posición ante posibles proveedores de materias primas y de recursos financieros.

La contabilidad, el subsistema contable y las cuentas

La contabilidad es un lenguaje mediante el cual se representan las operaciones diarias que se llevan a cabo en un negocio. Como subsistema de la empresa, para llevar a cabo el proceso de la contabilidad existe una corriente de entrada en la cual se recopilan todos los datos de las operaciones realizadas en un determinado período. Posteriormente, en el propio proceso, esas operaciones se analizan, clasifican y registran, preparándose así los estados contables (balance general, estado de resultados y flujo de efectivo), estableciéndose seguidamente el análisis de dicha información. Al final, como corriente de salida del proceso, se entregan los estados financieros.

Desde este punto de vista, una operación es cualquier acontecimiento que afecte al mismo tiempo la posición financiera del negocio, el cual puede registrarse en forma confiable. Es decir, las operaciones que se registran son las que sus importes monetarios se pueden medir de manera confiable.

Todo negocio o empresa se inicia con un inventario, denominado inventario inicial, o sea, el listado en detalle de los bienes y las deudas que posee la empresa al empezar su actividad comercial.

Los contadores miden las actividades del negocio y procesan los datos para elaborar estados financieros. Su herramienta básica es la ecuación contable que muestra la igualdad de los activos y derechos sobre los activos, llamados participaciones (activo = pasivo + capital).

Cada uno de de estos grupos los podemos denominar masas patrimoniales. Para registrar los movimientos y las operaciones no resulta operativo utilizar las masas patrimoniales, puesto que la información que aportan no es concreta. Para esto, la contabilidad utiliza las cuentas.

La cuenta es un medio contable o instrumento de operación, mediante el cual podemos subdividir el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo con ciertas características de afinidad, que nos permiten graficar todos los aumentos y las disminuciones que ocurren en los diferentes elementos de la ecuación contable, además de los ingresos y egresos de la entidad. Las cuentas se dividen en reales, nominales (resultado) y de cierre.

Cuando se crea un sistema de contabilidad, se elabora el código de cuentas previamente ordenadas, clasificadas y enumeradas. Este código permite el ordenamiento de las cuentas en el libro mayor, lo cual facilita el pase a las cuentas, así como también la confección del balance de comprobación ordenado.

Registro de las operaciones contables. Libros de la contabilidad (diario y mayor).

Los movimientos o las anotaciones que acontecen se registran en los libros de contabilidad, los cuales se utilizan para los siguientes fines:

Cumplir con las disposiciones legales dispuestas por el Código de Comercio, el Código Tributario y demás normas, porque estas proporcionan legalidad para ejercer derechos y cumplir obligaciones laborales con terceros.
Reflejar la situación financiera y económica de la empresa, y así ofrecer una seguridad a los acreedores y deudores de la empresa.
Registrar y controlar las entradas y salidas de los valores de la empresa, lo cual permite resguardar el patrimonio.
Dejar el antecedente escrito de las operaciones efectuadas, a la vez que mantiene el orden cronológico de su realización.

Entre los libros contables tenemos el diario y el mayor. El primero responde a la técnica contable básica, en que cada tipo de cuenta sigue un patrón en su movimiento. En él quedarán registradas, en orden cronológico, todas las transacciones que ocurren en una empresa, para lo cual se indica el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.

Las características del libro diario son las siguientes:

Numeración correlativa (fecha cronológica).
Cuentas deudoras, que son las que registran cargos (debe).
Cuentas acreedoras, que son las que registran abonos (haber).
Glosa (breve explicación de la operación comercial que se registra).

Las columnas debe y haber, al sumarlas, siempre deberán totalizar iguales, para así responder al principio contable de la partida doble. Las anotaciones que se registran en el libro diario se denominan asientos o partidas contables. Existen dos tipos de asientos: el simple, que consta de una cuenta deudora y una cuenta acreedora, y el compuesto, que consta de una o más cuentas deudoras y acreedoras.

Después de realizar los registros en el libro diario, existe un libro mayor por cada cuenta que se haya utilizado en el diario. Constituye un libro obligatorio que debe llevar todo negocio, pues agrupa todas las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos. Cada anotación realizada en el diario se traspasa inmediatamente al mayor, el cual recoge todos los movimientos de cada cuenta y, al final del período, muestra el saldo que arroja cada una de ellas.

La anotación en la parte izquierda (debe) del diario se anota en el debe de la cuenta del mayor que corresponda; y la anotación en la parte derecha (haber) se anota en el haber de la cuenta correspondiente del mayor.

En la práctica, se tiene un libro mayor para traspasar las operaciones del libro diario. Se representa por una T esquemática por cada cuenta con su debe y haber. Las cuentas de activo aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Si tienen saldo, este siempre será deudor. Las cuentas de pasivo y capital aumentan por el haber y disminuyen por el debe. Si tienen saldo, este siempre será acreedor. Las cuentas de ingresos aumentan por el haber y las cuentas de egresos aumentan por el debe.

DEBE

HABER

Aumentos de activo.

Disminuciones de pasivo.

Movimientos en gastos.

Disminuciones de activo.

Aumentos de pasivo.

Movimientos en ingresos.

Fuente: Elaboración propia del autor.

Ejemplo de libro diario:

Fuente: Elaboración propia del autor.

Bibliografía recomendada:

Contabilidad Financiera 1: Introducción a la contabilidad. Editorial Félix Varela, La Habana, 2004.
Cañibano Calvo, Leandro: Teoría actual de la contabilidad. Técnicas analíticas y problemas metodológicos. Editado por ICAC, Madrid, 1997.
Decreto No. 308. 31 de octubre de 2012. Reglamento de normas y procedimientos del Sistema Tributario. Consejo de Ministros.
Elementos de Contabilidad. Selección. Editorial Félix Varela, La Habana, 2005.
Guía del cuentapropista. Finanzas al día 1. Empresa Gráfica de Finanzas y Precios, La Habana, 2012.
H. A. Finney: Contabilidad general. Editorial Hispano-americano, México, 1965.
Ley No. 113. 23 de julio de 2012. Sistema Tributario. Asamblea Nacional del Poder Popular.
Maldonado, R: Estudios de la contabilidad general. Editorial Félix Varela, La Habana, 2006.
Torres de la Luz, Oscar: La contabilidad: una ciencia al servicio de la dirección, La Habana, 2004.
Resolución No. 386/11 MFP y anexos.