El proceso de selección de personal

06/03/2020

Ing. Gretel Pupo García

Las características del sector empresarial no estatal, obligan a las MiPymes a ser altamente creativas, innovadoras, a adaptarse ágilmente a los cambios, sobrevivir y si es posible crecer; pero en la vorágine de la cotidianidad muchas veces obviamos que para lograrlo, se debe contar con una fuerza laboral comprometida, capacitada y motivada, que trabaje en busca del logro de la misión de la organización, pero que a la vez sienta que está logrando satisfacer sus deseos, expectativas y necesidades más profundas. 

Encontrar un equipo de personas que se comprometan y se apasionen igual que tú por tu proyecto no es fácil, pero es indispensable que cuentes con el apoyo y el complemento de un buen equipo.

Es paradójico también que pese a la búsqueda de unos mejores resultados empresariales y de una premisa fundamental: las personas son el eje central más valioso para cualquier empresa, el tema de la gestión humana se maneja de manera simple y empírica, muchas veces dejándose en manos de personas con “la buena voluntad de ayudarnos”, se dirige casi netamente a los aspectos legales y terminamos realizando contrataciones de forma subjetiva, emotiva (el que me cae bien), intuitiva (el que me parece más adecuado), o simplemente el primero que aparece.

Ello conlleva a que una de las problemáticas comunes que hemos identificado en el sector privado, sea precisamente el tema de los recursos humanos pues en la mayoría de las empresas se observan índices de deserción elevados, alta rotación laboral, y en ocasiones mal trabajo de los empleados.

Sin embargo, el pequeño tamaño de una organización, es fuente de oportunidades en la gestión de los recursos humanos. Concretamente esta afirmación se sustenta en el buen clima laboral existente, motivado por los excelentes canales de comunicación, los mayores niveles de flexibilidad de los trabajadores y la alta motivación laboral. La motivación del trabajador aumenta debido a la cercanía con el directivo, a la alta relación entre las tareas desarrolladas y el resultado final obtenido por la empresa y a la elevada variedad de tareas existente en los puestos.

Las pyme suelen presentar estructuras sencillas y poco jerárquicas. Ello les permite responder de forma rápida, eficiente y variada a los distintos tipos de cambios internos y externos, ya que el directivo está próximo a sus trabajadores y por tanto tiene más oportunidad de comprobar que sus decisiones se están llevando a cabo eficientemente.

Es por ello que para lograr el éxito competitivo, las empresas deben establecer los mecanismos que permitan atraer candidatos cualificados, retener y motivar a los actuales empleados y establecer fórmulas que los ayuden a crecer y desarrollarse dentro de la empresa. No dar el valor requerido a la gestión de los recursos humanos constituye la principal causa de fracaso en las pyme.

No es menos cierto que podemos visualizar este tema como muy complejo, especializado y que requiere demasiado tiempo y esfuerzos, estos dos últimos, recursos valiosísimos para cualquier emprendedor, pero dada la importancia del tema pretendemos un acercamiento simplificado al mismo de forma que resulte aplicable a la realidad empresarial cubana.

 

Conceptos de Selección de Personal.

  • Es el proceso mediante el cual se evalúan las características y circunstancias de los candidatos a un puesto de trabajo para elegir, entre una multitud, a la persona que más se adapte al perfil profesional que necesita la empresa para cubrir dicho puesto. Es importante resaltar que no se suele elegir al mejor candidato en términos absolutos, sino al que más y mejor se ajuste a las características del puesto solicitado.
  • La Selección de personal es un proceso de previsión que procura prever cuáles solicitantes tendrán éxito si se les contrata; es al mismo tiempo, una comparación y una elección. Una comparación entre las cualidades de cada candidato con las exigencias del cargo, y es una elección entre los candidatos comparados.
  • La selección de personal es un proceso mediante el cual las organizaciones deciden cuál de los aspirantes a un determinado puesto es el más apto para desempeñarlo. En otras palabras, la selección de personal es un proceso de toma de decisión sobre el ajuste de los candidatos a los puestos ofertados.

 

La selección de personal cumple su finalidad cuando coloca en los cargos de la empresa a los ocupantes adecuados a sus necesidades y que pueden, a medida que adquieren mayores conocimientos y habilidades, ser promovidos a cargos más elevados que exigen estas características.

 “Adecuado” significa que permita la realización en el desempeño de su puesto y el desarrollo de sus habilidades y potencialidades a fin de hacerlo más satisfactorio a sí mismo y a la comunidad en que se desenvuelve para contribuir, de esta manera, a los propósitos de la organización.

La selección de personal es, por tanto, uno de los procesos críticos de la gestión integrada de los recursos humanos en las organizaciones, en la medida que condiciona poderosamente la eficacia de los procesos de gestión que se producen después de efectuada la selección. En efecto, si la selección de personal está correctamente realizada permitirá la incorporación de efectivos de alto rendimiento y, por sus mismas características, estos efectivos mostrarán un buen aprovechamiento de la formación, unas excelentes posibilidades de promoción, una tasa de rotación que se sitúe en los márgenes aceptables para las compañías y, en general, un adecuado nivel en todos los procesos finales que tienen que ver con el éxito de la organización.

Para cumplir con la responsabilidad de la selección de personal es necesario que las decisiones estén fundamentadas, sobre técnicas lógicamente estructuradas, siguiendo un procedimiento  que permita buscar nuevos candidatos, evaluar sus potencialidades físicas y mentales, así como su aptitud en el trabajo. En el proceso de selección se utiliza una serie de técnicas que permiten elegir a la persona adecuada para el puesto vacante; en principio se debe determinar quiénes reúnen los requisitos mínimos que necesitan cubrirse para ocupar el puesto (edad, escolaridad, experiencia, etc.), eliminando a los que no satisfagan.

El número de pasos en el proceso de selección y su secuencia, varía no sólo con la organización sino con el tipo y nivel del puesto que deba ocuparse, con el costo de administrar la función particular en cada paso y con la efectividad del paso al eliminar a los candidatos no calificados. 

 

Pasos para la selección del personal

1. Determinación del perfil buscado

Para que el proceso pueda ser conducido de forma lógica y ordenada resulta necesario definir, en primera instancia, los requisitos o especificaciones que debe cumplir el aspirante a ocupar el cargo. Son requisitos extrínsecos a la compañía que debe "traer" el candidato (experiencia anterior, formación académica, competencias requeridas por la posición, etc.).

Los requisitos pueden destacar destrezas y conocimientos que no se aprenden fácilmente en el trabajo. Es recomendable escoger a los candidatos que ya poseen estos conocimientos y no esperar que el trabajador los adquiera después de su contratación.

Para lograr una buena selección de personal, es necesario conocer, además, los elementos que componen el trabajo. Por tanto, es imprescindible poseer la descripción de las tareas que realizará el aspirante una vez contratado y los niveles de desempeño que requiere cada puesto. Para ello resulta útil contar con un buen análisis de Puestos de Trabajo en el cual se describan y se registren: la finalidad de cada uno de los puestos, sus principales responsabilidades, tareas, fines y actividades así como los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios.

2. Reclutamiento

Es el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar una vacante. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo.

Consiste en un conjunto de técnicas y procedimientos orientados a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Para lograr su cometido, el reclutamiento debe atraer suficiente cantidad de candidatos para abastecer de modo adecuado el proceso de selección, partiendo del principio A mayor número de postulantes, mayores son las posibilidades de hallar personas calificadas.

Las descripciones de puesto, analizadas anteriormente, constituyen un instrumento esencial, para esta fase; ya que proporcionarán la información básica sobre las funciones y responsabilidades que incluye cada vacante. Es importante referir claramente tanto a las necesidades del puesto como a las características de la persona que lo desempeñe. 

Se deberán redactar las bases que guiarán el reclutamiento, las cuales deberán contener los siguientes elementos:

  • Las responsabilidades del empleo (no un título desprovisto de sentido para el lector).
  • La manera en que el solicitante debe solicitar el empleo, especificando los canales que debe emplear y la información inicial que debe presentar. (Se sugiere que siempre se solicite un CV y una carta de intención)
  • Los requerimientos académicos y laborales mínimos para cumplir la función.

Los métodos de reclutamiento son muy variados, no obstante proponemos un grupo de técnicas que permitirán atraer candidatos.

  • Colocar carteles o anuncios en la puerta del negocio: Es un sistema de bajo costo, aunque su rendimiento y rapidez de resultados dependen de factores como localización de la empresa, proximidad a lugares donde haya movimiento de personas, proximidad a las fuentes de reclutamiento, visualización fácil de los carteles y anuncios, facilidad de acceso, etc. En este caso, el vehículo es estático; el candidato debe ir hasta él y tomar la iniciativa.
  • Recomendaciones de los empleados de la empresa: la práctica presenta varias ventajas. En primer lugar, es probable que el personal especializado conozca a otros técnicos difíciles de localizar. En segundo lugar, los candidatos que llegan por este canal, ya poseen conocimiento de la empresa y pueden sentirse atraídos. Y en tercer lugar, los empleados tienden a presentar a sus amistades, quienes probablemente presentarán similares hábitos de trabajo y actitudes semejantes.

También es un sistema de reclutamiento de bajo costo, alto rendimiento y bajo índice de tiempo. La organización que estimula a sus empleados a presentar o recomendar candidatos está utilizando uno de los vehículos más eficientes y de mayor cobertura, ya que llega al candidato a través del empleado que, al recomendar amigos o conocidos, se siente con prestigio ante la organización y ante el candidato presentado. Además, según la manera de desarrollar el proceso, se vuelve corresponsable ante la empresa por la admisión del candidato. Esta presentación de candidatos de los empleados refuerza la organización informal y crea condiciones de colaboración con la organización formal.

  • Publicar anuncios en sitios de clasificados o redes sociales: Estos medios llegan a mayor número de personas. Los anuncios describen el empleo y las prestaciones, identifican a la compañía y proporcionan instrucciones sobre cómo presentar la solicitud de trabajo. Esta práctica posee varias desventajas. Puede producirse un alud de solicitantes o por el contrario escasa respuesta. 
  • Utilizar a los candidatos que se presentan de manera espontánea o que no fueron escogidos en reclutamientos anteriores: Se sugiere mantener un registro de estos candidatos. Es fundamental que siempre la empresa tenga puertas abiertas para recibir candidatos que se presentan espontáneamente, en cualquier época, aunque por el momento no tenga vacantes. El reclutamiento debe ser una actividad continua e ininterrumpida, orientada a garantizar que haya siempre un conjunto de candidatos para cualquier eventualidad futura. Debe tenerse en cuenta que este es el sistema de reclutamiento de menor costo y que, cuando funciona, no requiere demasiado tiempo.
  • Contactar con otras empresas que actúan en el mismo mercado, en términos de cooperación mutua.

3. Recepción preliminar de candidatos

Se deberá establecer un período límite para recepcionar las aplicaciones. Una vez cumplimentado el mismo se recomienda realizar un análisis preliminar de las solicitudes recibidas con el objetivo de efectuar una preselección basada en los requerimientos del cargo (descripción y análisis del cargo y la necesidad puntual que se pretenda llenar) Sirve para cerciorarse “a primera vista”, de los requisitos más obvios y fundamentales: edad aproximada, formación, etc. 

Esto permitirá ahorrar recursos en el proceso de selección pues se podrán eliminar candidatos que es evidente no cumplen con los requisitos del puesto.

Un buen análisis de la solicitud le permitirá reconocer las destrezas mínimas y la trayectoria laboral del trabajador. Los períodos laborales demasiado breves, las razones de retiro vagas y la falta de empleo prolongada pueden alertar al empleador.

Algunas de las cuestiones que se pueden analizar en este paso son:

  • ¿El candidato cumple con los requisitos de edad, sexo, estado civil, etc. requeridos por el puesto?
  • ¿El aspirante cuenta con la experiencia y educación necesaria para realizar el trabajo?
  • ¿Cuán estable ha sido la vida laboral del aspirante? A partir del estudio de su historial de trabajo (tiempo que ha permanecido en cada uno de los empleos y razón de su salida) Este elemento permitirá predecir el tiempo en el trabajo con la finalidad de reducir la rotación de personal.

4. Determinación de las técnicas de selección que va a utilizar.

Un proceso de selección de personal implica el empleo de instrumentos evaluativos, si no se utilizan, estaremos ante un proceso de incorporación, pero no ante selección de personal; estos instrumentos tienen como objetivo permitir una toma de decisión sobre la adecuación de los candidatos al puesto.

Las técnicas de selección de personal son los medios empleados para buscar información sobre el candidato y sus características personales. En otras palabras, tienden a proveer información objetiva sobre las calificaciones y características de los aspirantes, que demandarían mucho tiempo para ser obtenidas mediante simple observación de su actividad cotidiana. Estas buscan proporcionar una rápida muestra de comportamiento de los candidatos, un conjunto de información que puede ser profunda y necesaria, lo cual depende de la calidad de las técnicas y del uso que se haga de ellas.

A la hora de llevar a cabo un proceso de selección de personal no se recomienda utilizar solo una técnica, sino una batería completa de pruebas. A continuación exponemos una serie de métodos cuya acertada combinación procurará el reclutamiento de la persona adecuada para el desempeño del puesto vacante.

a. Entrevista Personal: Es sin lugar a duda la técnica más frecuentemente utilizada pero si no se estructura adecuadamente puede conducir a resultados desacertados. 

Es una conversación o comunicación oral y personal entre dos personas, con un propósito definido que es el de investigar los factores que nos interesan. Es uno de los instrumentos más sencillos, pero a la vez más valiosos. Su importancia, validez y frutos dependen de la concepción del instrumento y de habilidad de quien la emplea. La entrevista requiere de dos personas: El entrevistador (que es la persona que desea obtener datos) y el entrevistado (persona de quien se desea obtener los datos). Supone un propósito dado, no se hace simplemente para conversar; implica en el entrevistador una actitud de intensa observación, no sólo de las palabras, sino de la actitud, gestos, ademanes, etc. del entrevistado, para obtener la mayor cantidad posible de elementos, aunque éstos deben ser más tarde investigados a fondo y valorados. Esta técnica permite conocer las reacciones del candidato ante situaciones determinadas. También permite determinar su perfil motivacional. 

El entrevistador debe fijarse como objetivo responder a dos preguntas generales: ¿Puede el candidato desempeñar el puesto? ¿Cómo se compara con respecto a otras personas que han solicitado el puesto?

Para ello debe trazarse una pauta de preguntas básicas que permite al entrevistador establecer un canal de comunicación en un marco acotado por el tiempo y objetivo, manteniendo la distancia adecuada dentro de un clima de calidez y confianza, explicitando su intención de tratar los temas en forma confidencial. 

Las entrevistas pueden ser instrumentos de selección válidos y confiables cuando se estructuran y están bien organizadas, la entrevista típica (en la que se pide a los solicitantes que respondan a una serie de preguntas al azar, en un ambiente informal), por lo general proporcionan información poco valiosa.

¿Qué hacer para que las entrevistas sean más válidas y confiables?

  • Estructurar una serie de preguntas para todos los solicitantes.
  • Tener información detallada acerca del puesto vacante para el que se está entrevistando.
  • Formular preguntas de comportamiento, que requieran que los solicitantes narren con detalle algo que hicieron realmente en su empleo anterior.

La entrevista permite recolectar información sobre los postulantes a un cargo, ya que el análisis y evaluación de los recursos del candidato, se centra sobre hechos concretos proporcionados por éste y del saber escuchar del entrevistador. Su registro, permite hacer la comparación de los candidatos con los requisitos que presenta el perfil o descripción del cargo. 

Aunque la pauta de entrevista deberá ajustarse a la organización y al puesto vacante proponemos una (Anexo 1) que de manera general puede ser aplicada a discreción en la mayoría de los casos.

Tips para llevar a cabo una entrevista de trabajo: 

Antes de comenzar se recomienda apelar a la amabilidad, con preguntas informales (ejemplo ¿le costó mucho llegar? ¿le sirvieron las indicaciones de mi Secretaria? ¡Qué hermoso está el día hoy! ¿no le parece?). Algunos entrevistadores inician este proceso preguntando al candidato si tiene preguntas para hacer. Aquí se establece una comunicación en dos sentidos y permite al entrevistador iniciar la evaluación.

  • Formule las preguntas de forma que puedan comprenderse fácilmente, efectúe una sola vez la pregunta, evite que las preguntas condicionen las respuestas.Es aconsejable evitar las preguntas vagas o que tienen respuestas obvias.
  • Hable menos y escuche más, tome notas relevantes y objetivas, no escriba algo que no quiere que el entrevistado vea.
  • Evite distracciones, utilice toda la información que su interlocutor le transmite.
  • Relacione el historial del candidato con losrequisitos del cargo, revise su curriculum.
  • Inmediatamente después de que concluya la evaluación registre las respuestas específicas y sus impresiones generales sobre el candidato.

Ventajas de la utilización de la entrevista:

  • Es un instrumento fácil de usar.
  • Cualquiera puede utilizarla sin apenas preparación.
  • Es un instrumento muy versátil, ya que sirve para cualquier puesto, organización o situación.
  • Es el mejor medio para conocer personal y físicamente a los candidatos.
  • Permite a los candidatos que expliquen personalmente sus méritos para el puesto.
  • Permite dar información personalizada sobre la organización al solicitante.
  • Es relativamente más barato que otros instrumentos de selección.
  • Los solicitantes la aceptan mejor que otros instrumentos en los procesos de selección.

b. Test cognitivos: son aquellos que nos permiten acceder al nivel de conocimientos que tienen los candidatos. 

c. Test proyectivos: permiten averiguar aspectos psicológicos de los aspirantes, como habilidades y motivaciones. En la selección, tan importante es saber qué sabe hacer un candidato como por qué lo hace.

d. Técnicas de simulación: pueden ser de diferentes tipos: dramatizaciones, dinámicas de grupo, debates. Este tipo de técnicas exploran las reacciones de los participantes para poder extrapolar cuáles serían sus reacciones en el día a día de una organización.

Estos instrumentos (b,c y d) poseen la desventaja de que deben ser aplicados por profesionales con los conocimientos necesarios para procesar apropiadamente los resultados.

e. Pruebas de empleo: Pueden utilizarse para verificar las capacidades que posee el aspirante para ocupar el puesto. Suelen ser pruebas escritas o demostraciones prácticas de las habilidades que posee el candidato. Son mayormente aplicables si estos han estado entrenados para el puesto, aunque este tipo de pruebas suele ser bien aceptado por los candidatos ya que muestra una gran validez (similitud con el contenido del puesto).

f. Verificación de referencias: Es un procedimiento evaluativo de muy frecuente utilización en la selección de personal y habitualmente suponen el cierre del proceso de recogida de información sobre un candidato. Permite comprobar la idoneidad, laboriosidad, capacidades del trabajador, ya que si las posee, debe haberlas revelado ordinariamente en los trabajos anteriores. No obstante, la validez de este instrumento puede ser más alta si se utilizan con un formato estructurado, por lo que se recomienda estructurar una serie de preguntas para formular a las personas que ofrecen la referencia. En el anexo 2 ofrecemos una variante general que puede ser ajustada a los intereses de la empresa que aplica esta técnica.

 Se recomienda verificar los siguientes datos de la solicitud

  • Título del puesto ocupado
  • Razones para dejar el empleo anterior
  • Duración en el puesto

En la confirmación de la referencia es necesario tener en cuenta que:

  • En las recomendaciones influyen los gustos o disgustos personales
  • Los amigos están dispuestos a elogiar a su recomendado

Tips: Combina estas técnicas como consideres más adecuado y en función de la profundidad que requiera el análisis del puesto vacante. Considera el proceso de selección como una serie de obstáculos que el postulante debe vencer para obtener el puesto. Cada obstáculo elimina de la competencia a varios candidatos. La secuencia de dichos obstáculos debe establecerse con mucho cuidado. Por lo general, las técnicas de selección que requieren más tiempo y dinero se usan después. En ningún caso debe darse por cosa hecha, o por descontado que los candidatos poseen ciertas destrezas, habilidades o conocimientos.

5. Aplicación de las técnicas y toma de decisión.

La adopción de un proceso de selección detallado te permitirá tomar una decisión basada en datos objetivos, aprovecha toda la información recabada durante la aplicación de las técnicas elegidas, como base para seleccionar a aquel candidato que más se ajuste a los requisitos que buscas. Es recomendable que no dejes esta actividad en manos de terceras personas, pues tu experiencia y liderazgo serán fundamentales para el éxito del proceso.

Si no estás satisfecho con ninguno de los candidatos, es preferible comenzar el proceso de nuevo. El ofrecerle el puesto a alguien sólo porque "ya llegamos a estas alturas", puede significar la contratación de alguien con potencial de desempeño inferior.

Solo cuando estés seguro que has encontrado al candidato adecuado comenzarás el proceso de contratación, recuerda que deberás establecer un contrato donde queden claros los principales deberes y derechos del trabajador.

Con el fin de mantener la buena imagen de la organización es importante, por cortesía, y también por razones prácticas (mantenerse en contacto con los mejores candidatos para llenar vacantes futuras), comunicarse con los solicitantes que no fueron seleccionados, a los que se debe enviar una notificación general a los candidatos rechazados. 

Conclusiones

El resultado final del proceso será el nuevo personal contratado. Si los elementos anteriores se consideraron cuidadosamente y los pasos de la selección se llevaron a cabo en forma adecuada, lo más probable que el empleado sea idóneo para el puesto y lo desempeñe productivamente. Un buen empleado constituye la mejor prueba de que el proceso de selección se llevó a cabo en forma adecuada. Recuerda que este no es el fin, pues deberás llevar a cabo el proceso de inducción del nuevo empleado (manejo integral del período inicial del trabajador en el negocio) durante el cual se comunicará información sobre la PyME y sobre la forma cómo se realizan las actividades en esta (entrenamiento inicial), de modo que el recién llegado se sienta en un ambiente apropiado para desarrollar sus potencialidades y contribuir con su capacidad al éxito de la organización.

 

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