¿Mi empresa va hacia el camino correcto? Análisis de indicadores empresariales

21/11/2017

Ing. Gretel Pupo

¿Mi empresa va hacia el camino correcto? Análisis de indicadores empresariales

En ocasiones, nos preguntamos si nuestra empresa va hacia el camino correcto en la eficiente gestión de sus procesos y, entonces, surgen una serie de interrogantes, como por ejemplo:

  1. ¿Cuán satisfechos están mis clientes?
  2. ¿Son productivos mis trabajadores?
  3. ¿Mi producto o servicio cumple las expectativas de los clientes?
  4. ¿Disminuyen mis costos?
  5. ¿Es rentable mi negocio?
  6. ¿Han crecido las ventas de mi negocio?

Los indicadores constituyen una herramienta que permite realizar análisis y estudios de variables para examinar el comportamiento de la empresa. La utilización de indicadores tiene múltiples beneficios, pues:

  • Permiten saber si estamos en la trayectoria correcta según los objetivos trazados.
  • Permiten la toma de decisiones oportunas.
  • Garantizan el monitoreo de los procesos de la organización.
  • Aportan elementos para la planeación del periodo siguiente.

Los indicadores de gestión son una expresión cuantitativa que refleja el desempeño de un proceso, de un departamento o de una organización, cuya magnitud, al ser comparada con un nivel de referencia, puede dar lugar al establecimiento de acciones correctivas o preventivas.

 

Características generales

  • Los Indicadores aportan información para la toma de decisiones.
  • Los Indicadores no dicen qué hacer ni cómo hacerlo.
  • La toma de decisiones es responsabilidad de los líderes de la organización, y debe ser responsabilidad de ellos determinar qué indicadores utilizar, cómo utilizarlos y, sobre todo, qué hacer con ellos.
  • El registro de información es un elemento fundamental para el cálculo de los indicadores.

 

Para crear los indicadores se debe tener en cuenta sus atributos.

 

Atributos de los indicadores

  • Medible: El indicador debe ser medible. La característica descrita debe ser cuantificable.
  • Entendible: El indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
  • Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.

 

Clasificación de los indicadores

Según la Norma ISO -9001 -2015 los indicadores se clasifican de la siguiente forma:

  • Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto.
  • Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
  • Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Algunos ejemplos pueden ayudar a ilustrar cómo medir, a través de indicadores, el funcionamiento de los niveles de capacidad, eficacia y eficiencia en nuestro negocio.

 

Ejemplo de indicador de capacidad

  • El proceso de horneado de una pizzería tiene una capacidad máxima de 60 pizzas/hora.
  • Actualmente se encuentra produciendo 45 pizzas por hora.

Conclusión: La capacidad del horno se encuentra utilizada a un 75%.

Ejemplo de indicador de eficacia

Durante el año 2016, la Dulcería Exquisitez se propuso un plan de ventas de 8 000.00 CUP. Al cierre del año, alcanzó un total de ventas de 10 000. 00 CUP. Determine cuán eficaz fue la gestión de venta de la empresa para alcanzar los objetivos propuestos.

  • Plan de ventas 8000,00 CUP
  • Real de ventas 10 000,00 CUP

Conclusión: Las metas propuestas en el incremento de las ventas fueron sobrecumplidas en un 25%.

Ejemplo de indicador de eficiencia

En un taller de confecciones textiles, durante el año 2016, se compraron 300 metros lineales de tela para la confección de prendas femeninas. En este periodo se produjeron 50 vestidos, 50 blusas de mujer y 100 sayas, para un total de 200 prendas femeninas. La dirección necesita conocer el nivel de eficiencia alcanzado en el uso de los recursos disponibles.

 

  • 50  Vestidos
  • 50 Blusas
  • 100 Sayas
  • Total de metros lineales comprados: 300 m (año 2016)

Conclusión: El nivel de eficiencia en el uso de los recursos disponibles del taller de confecciones textiles fue de un 67%.

 

Principios para el diseño de indicadores

Para diseñar indicadores de gestión en su negocio debe tener en cuenta determinados principios.

  • Deben ser sencillos, objetivos y de fácil manejo.
  • Se deben adecuar a las necesidades de la organización.
  • Deben estar ligados a la evaluación sistemática de los resultados.

 

Asimismo, es necesario definir algunos elementos básicos cuando de diseñar indicadores se trata:

  1. Nombre del indicador
  2. Procedimiento de cálculo
  3. Unidad
  4. Sentido
  5. Meta

 

A continuación se muestran ejemplos de indicadores de eficacia y de eficiencia teniendo en cuenta los elementos incluidos en el diseño antes propuesto.

 

  • Diseño de indicadores de eficacia

 

  • Diseño de indicadores de eficiencia

El registro de los indicadores puede realizarse en diferentes modelos, los cuales serán diseñados teniendo en cuenta los intereses de la organización. A continuación se muestra una ficha a través de la cual podrá formalizar el indicador. Se incluyen elementos tales como:

 

  • Proceso al cual está asociado el indicador
  • Resultado esperado o planificado del indicador
  • Nombre del indicador
  • Forma de cálculo del indicador
  • Fuente de información
  • Representación gráfica del indicador

 

Ejemplo de formalización de un indicador

Otros indicadores a usar en los negocios

Proponemos 5 indicadores que pueden resultar muy útiles al aplicarlos en sus empresas. Así podría determinarse si el negocio se encuentra avanzando hacia el rumbo correcto, y tomar decisiones acertadas que contribuyan a la obtención de mejores resultados.

 

  1. Índice de calidad percibido
  2. Índice de clientes retenidos
  3. Índice de crecimiento de los ingresos totales
  4. Índice de gastos totales por peso de ingreso
  5. Margen de utilidad

 

Índice de calidad percibido

 Objetivo: Mide cómo el cliente percibe el servicio proporcionado.

Nivel de referencia: Se aplicará una encuesta donde se evaluará el servicio en excelente (E), bien (B), regular (R) o mal (M). Para un estado deseado la calificación debe ser mayor o igual que 4.

 

Índice de clientes retenidos

Objetivo: Mide el incremento de los clientes con respecto a igual período del año anterior.

Nivel de referencia: Para un estado deseado la calificación debe ser mayor que 100%.

 

Índice de crecimiento de los ingresos totales

Objetivo: Mide el incremento de los ingresos con respecto a igual período del año anterior.

Nivel de referencia: Para un estado deseado la calificación debe ser mayor que 100%.

 

Índice de gastos totales por peso de ingreso

Objetivo: Mide la eficiencia de los gastos totales.

Nivel de referencia: Para un estado deseado la calificación debe ser mayor o igual que 75% y menor que 100%.

 

Margen de utilidad

Objetivo: Mide cuánto se genera de utilidad por cada peso de venta.

Nivel de referencia: Para un estado deseado la calificación debe ser mayor o igual que 25%.

 

Representación gráfica de los indicadores

La representación gráfica de los indicadores nos permite visualizar, de manera sencilla, el comportamiento de estos, y así poder interpretar los mismos para la  toma de decisiones acertadas.

Se pueden apreciar algunos ejemplos de cómo representar gráficamente los resultados obtenidos de la aplicación de indicadores.

Ingresos trimestrales por año en una fábrica de muebles

 

Clientes mensuales por año en una casa de rentas

Capacidad utilizada de máquinas de coser en un atelier

Sin duda alguna puede aseverarse que los indicadores ofrecen excelentes oportunidades a nuestro negocio, para a determinar cómo se desarrolla su crecimiento, el cumplimiento de sus metas, etc. En resumen, los indicadores:

 

  • Muestran indicios o señales de una situación, actividad o resultado.
  • Permiten medir cambios en una condición o situación a través del tiempo.
  • Representan la relación entre dos o más variables.
  • Realizan el seguimiento y la evaluación de los resultados de los objetivos y metas propuestos.
  • Permiten saber si estamos en la trayectoria correcta según los objetivos trazados.

 

 

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